Yhteenveto, kokoussanasto ja lähteet

Olipa kyseessä minkälainen kokous tahansa, kokouksen osallistujien on tiedettävä kokouksessa käsiteltävät asiat etukäteen. Yksinkertaisimmillaan käsiteltävät asiat on kerrottu otsikkotasoisella asialistalla. Esityslistaa käytetään, kun asioita on valmisteltu pidemmälle. Esityslistassa on selostettu käsiteltävän asian taustaa ja siinä on päätösehdotus, joka voi sisältää jo yksilöidyn päätösehdotuksen tai selostuksen, mistä asioista pitää päättää ilman esitystä päätöksen sisällöstä. 

Kokouksen osallistujat voivat vaikuttaa päätösasioihin vain käyttämällä puheenvuoroja. Keskustelu alkaa yleensä sen jälkeen, kun asiaa valmistellut on käyttänyt esittelypuheenvuoron. Asian esittelijä tekee yleensä päätöstä varten myös pääehdotuksen. Pääehdotuksen jälkeen osallistujat voivat tehdä vastaehdotuksia (jos pääehdotus on tehty) tai ehdotuksia (jos pääehdotusta ei ole tehty). Vastaehdotuksia ja ehdotuksia ovat lykkäävä ehdotus, hylkäävä ehdotus tai muutosehdotus. Kannatuspuheenvuorossa kannatetaan jotakin keskustelussa esille tuotua ehdotusta. Hyvään kokouskäytäntöön kuuluu, että osallistujat kannattavat vain yhtä ehdotusta. 

Enemmistövaalia käytetään tilanteissa, joissa valitaan yksi henkilö tehtävään tai selviä kannatusryhmiä ei esiinny. Enemmistövaalissa ehdokkaalle annetaan yksi ääni. Jokainen vaaliin osallistuva voi antaa äänensä yhtä monelle ehdokkaalle kuin valittavia henkilöitä on. Henkilöt valitaan äänimäärän osoittamassa järjestyksessä. 

Enemmistövaalissa vaalin voittaa ehdokas, joka on saanut enemmän ääniä kuin kukaan muu ehdokas. Yhtä henkilöä valittaessa tarvitsee tehdä vain yksi äänestys, jossa jokainen kokouksen osanottaja äänestää parhaana pitämäänsä ehdokasta ja eniten ääniä saanut tulee valituksi. Henkilövaalissa käytetään yleensä suljettua lippuäänestystä, jolloin kukin osallistuja kirjoittaa yhden nimen vaalilippuun. Jos äänet menevät henkilövaalissa tasan, asian ratkaisee arpa, ellei yhdistyksen säännöissä ole muuta ohjetta. 

Myös useampaa ehdokasta valittaessa valituiksi tulevat suurimman äänimäärän saaneet. Jokainen kokouksen osanottaja voi kirjoittaa vaalilippuun enintään niin monta nimeä kuin ehdokkaita valitaan. Jos yhdistyksen hallitukseen valitaan kolme henkilöä, voi äänioikeuttaan käyttävä kirjoittaa esimerkiksi kuudesta ehdolla olevasta ehdokkaasta kolmen hänelle mieluisimman nimen vaalilippuunsa. Liian monen nimen kirjoittaminen johtaa vaalilipun hylkäämiseen. Vaalilippuun kirjattujen nimien järjestyksellä ei ole väliä. Jokainen vaalilipussa oleva nimi saa yhden äänen ja näin suurimman äänimäärän saaneet tulevat valituiksi. 

Yhdistyslain 28 §:n mukaan vaalissa noudatetaan enemmistövaalitapaa, jollei henkilövalinta tapahdu yksimielisesti tai jollei säännöissä ole toisin määrätty. 

Eriävä mielipide on suullinen ja se esitetään välittömästi päätöksen julistamisen jälkeen sanomalla esimerkiksi ”esitän eriävän mielipiteen”. Eriävää mielipidettä ei tarvitse perustella. Puheenjohtaja huolehtii, että sihteeri kirjaa eriävän mielipiteen ja sen esittäjän pöytäkirjaan pykälän loppuun. Henkilön, joka on esittänyt vastalauseen tai eriävän mielipiteen välittömästi päätöksen jälkeen, ennen asian käsittelyn julistamista loppuun käsitellyksi, ei katsota myötävaikuttaneen päätökseen. Yhdistyslain mukaan oikeutta moitekanteen nostamiseen ei ole sillä, joka on kokouksessa myötävaikuttanut päätöksen tekemiseen. 

Esittely on asian käsittelyn ensimmäinen vaihe. Esittelypuheenvuoro annetaan aina ensimmäiseksi asian esittelijälle ja vasta asian esittelyn jälkeen puheenjohtaja avaa keskustelun. Asian esittelijänä voi toimia hallituksen jäsen, yhdistyksen jäsen, sihteeri, työryhmä tai ulkopuolinen asiantuntija. Jos esittelyvastuuta ei ole kohdennettu kenellekään, toimii puheenjohtaja esittelijänä. Hyvään kokouskulttuuriin kuuluu päätettäväksi tulevien asioiden huolellinen valmistelu. Esittely ja esittelyvastuusta sopiminen on oleellinen osa tätä huolellista valmistelua. 

Etuoikeutettu puheenvuoro on puheenvuoro, joka ohittaa tavanomaiset puheenvuorot ja se myönnetään heti. Etuoikeutettuja puheenvuoroja ovat työjärjestyspuheenvuoro, repliikkipuheenvuoro ja puheenvuoro päätökseen (vastalause tai eriävä mielipide).

Etäkokouksella tarkoitetaan kokousta, jossa kokoukseen osallistujat ovat fyysisesti eri paikoissa. Etäkokouksessa käytetään hyväksi tieto- ja viestintätekniikkaa. Etäkokouksen toteuttamiseen on kehitetty erilaisia teksti-, ääni- ja kuvapohjaisia järjestelmiä, mutta niihin voi soveltaa muitakin vuorovaikutus- ja viestintävälineitä (esim. Skype). Tällöin vaan täytyy sopia yhteisistä käytännöistä, esim. miten pyydetään puheenvuoroa. Yhdistyksen hallituksen kokoukset voi pitää etäkokouksina, jos kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen, eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty.

Yhdistyksen jäsenten kokoukseen, esimerkiksi vuosikokoukseen, voi etäosallistua myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, jos yhdistyksen säännöissä niin mainitaan. Jos säännöissä ei ole tästä mainintaa, tulee yhdistyksen sääntöjä muuttaa tältä osin. Kokoukseen osallistuminen teknisen apuvälineen avulla on vain perinteisen kokousosallistumisen vaihtoehto asioissa, joita koskevaa päätöstä varten on lain mukaan aina pidettävä myös perinteinen kokous (yhdistyslain 23 §: hallituksen, tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien valinta, tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaus, sääntöjen muuttaminen, yhdistyksen purkaminen). Näissä asioissa on aina järjestettävä myös ns. perinteinen, läsnäolokokous. Muissa asioissa etäosallistuminen voidaan määritellä ainoaksi päätöksentekotavaksi.

Etäosallistumisen käytön edellytyksenä on, että jäsenen osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan varmistaa perinteiseen kokoukseen verrattavalla tavalla. Yhdistyksen säännöissä ja päätöksillä voidaan määritellä edellytykset, joilla esimerkiksi etäosallistujat tunnistetaan, etä-äänen oikeellisuus varmistetaan, etä-äänen vaalisalaisuus ennen kokousta varmistetaan ja etä-äänet otetaan huomioon kokouksen päätöstä tehtäessä. Lakia ja sääntöjä täydentävät tarvittavat määräykset annetaan yhdistyksen äänestys- ja vaalijärjestyksessä.

Yhdistyksen hallituksella on keskeinen tehtävä yhdistyksen toiminnassa, sillä se on yhdistyksen toimeenpaneva elin. Hallitus on myös yhdistyslain määräämä toimielin. Yhdistyslain mukaan jokaisella yhdistyksellä tulee olla vähintään kolmijäseninen hallitus (Yhd L § 35) ja hallituksella on oltava puheenjohtaja ja mahdollinen varapuheenjohtaja.

Hallituksen tehtävät liittyvät ensisijaisesti yhdistyksen kokousten valmisteluun ja toimeenpanoon sekä yhdistyksen johtamiseen ja yhdistyksen suunnitteluprosessien toteuttamiseen. Hallituksen sisäinen työskentely on useimmiten järjestynyt niin, että puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat asioita ja tekevät valmistelun pohjalta esityksiä hallituksen päätettäväksi. Koska hallituksessa on kuitenkin edustettuna erilaista osaamista (talous, tapahtumajärjestelyt jne.), kannattaa näitä osa-alueiden osaajia kytkeä mukaan jo asioiden valmisteluun.

Yhdistyksen kokousten valmisteluun liittyviä asioita ovat ainakin talousarvion, toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen valmistelu. Toimeenpanoon liittyviä asioita ovat erityisesti toimintasuunnitelman toteuttaminen ja talouden hoito talousarvion mukaisesti. Yhdistyksen kokous voi halutessaan delegoida hallitukselle omaan päätösvaltaansa kuuluvia tehtäviä. Hallitus ei kuitenkaan voi ottaa toteuttaakseen sellaisia asioita, jotka yhdistyksen säännöt tai yhdistyslaki kieltävät.

Kannatuspuheenvuorossa kannatetaan jotakin keskustelussa esiin tullutta ehdotusta. Hyvään kokouskäytäntöön kuuluu, että osallistujat kannattavat vain yhtä ehdotusta. Jos kokouksen osanottaja muuttaa mielensä kokouksen aikana, tulee hänen vetää aiemmin tekemänsä kannatus pois ja siirtyä toisen ehdotuksen kannalle. Jos keskustelussa ei synny yhtenäistä linjaa päätettävästä asiasta, ratkaistaan päätös järjestämällä äänestys (asiakysymykset) tai vaali (henkilökysymykset).

Kokouksen puheenjohtaja ohjaa työskentelyä hyväksytyn esityslistan mukaisesti. Puheenjohtaja voi myös tarvittaessa rahoittaa tai keskeyttää puheenvuoroja. Puheenjohtaja on kokouksessa toisaalta kokouksen puolueeton ohjaaja, toisaalta äänivaltainen osallistuja, kuten muutkin.

Kokouksessa puheenjohtaja johtaa kokousta antamalla puheenvuoroja, esittelemällä asioita, tekemällä yhteenvetoja, rohkaisemalla mielipiteiden esittämiseen ja luomalla päätöstä varten yhteisen kannan päätösasioista. Puheenjohtajan on hyvä tuntea kokoustekniikka, yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt. Puheenjohtajan roolissa korostuvat myös kyky innostaa uusien näkökulmien löytämiseen ja osallistujien tasavertaisesta osallistumisesta huolehtiminen.

Yhdistyslain mukaan puheenjohtaja huolehtii myös siitä, että kokouksen päätöksistä tehdään pöytäkirja. Pöytäkirjan kirjoittaa kokouksen sihteeri. Jos sihteeri jostain syystä laiminlyö tehtävänsä, tulee puheenjohtajan huolehtia, että pöytäkirja tulee tehdyksi. Hyviin kokouskäytäntöihin kuuluu, että yhdistyksen hallituksen ja muiden toimielinten kokouksista tehdään pöytäkirja, vaikka tästä ei ole erillistä mainintaa laissa tai säännöissä.

Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot siinä järjestyksessä, kun niitä on pyydetty. Poikkeuksen tekevät etuoikeutetut puheenvuorot. Puheenjohtajan tehtävien hoitoa auttaa puheenjohtajan muistilista, johon hän kirjaa pyydetyt puheenvuorot sitä mukaa kuin puheenvuoroja pyydetään. Keskustelu päätösasiasta saattaa toisinaan johtaa niin vilkkaaseen keskusteluun, että pyydettyjen puheenvuorojen kirjaamisessa saa olla tarkkana. Kun puheenvuoro on pidetty, puheenjohtaja voi kirjata myös keskeisen asian kyseisen puheenvuoron pyytäjän nimen kohdalle. Samoin ehdotusten kannatus voidaan kirjata näin ylös. Puheenjohtajan muistiinpanot auttavat keskustelun yhteenvedon ja päätösehdotuksen muotoilussa. Jos asian käsittelyssä ei päästä yhteisymmärrykseen ja joudutaan turvautumaan äänestykseen, muistilista auttaa puheenjohtajaa ehdotusten ja äänestysjärjestyksen kokoamisessa. Isossa kokouksessa sihteeri voi avustaa puheenjohtajaa puheenvuoropyyntöjen ja ehdotusten kirjaamisessa.

Sihteeriä voi luonnehtia puheenjohtajan oikeaksi kädeksi. Ennen kokousta sihteeri on usein valmistellut kokousasiat yhdessä puheenjohtajan tai muun hallituksen kanssa sekä sopinut käytännön järjestelyistä. Kokouksessa sihteeri seuraa keskustelua ja tekee siitä mistiinpanot kirjaten mm. tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset pöytäkirjaa varten. Kokouksen jälkeen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan mahdollisimman nopeasti ja toimittaa sen kokouksen puheenjohtajan ja pöytäkirjantarkastajien luettavaksi.

Yhdistyksen kokousten osalta yhdistyksen säännöissä on ohjeet kokouskutsun toimitustavasta ja toimitusajasta. Kokouskutsussa tulee ilmetä:

• kokouksen laatu (vuosikokous, hallituksen kokous, työryhmän kokous)
• kokouspaikka
• kokousaika (päivä ja kellonaika)
• käsiteltävät asiat
• kokouskutsun antamisen päiväys ja kellonaika

Sääntömääräisiä käsiteltäviä asioita ei ole välttämätöntä tuoda esille kokouskutsussa, elleivät säännöt niin määrää. Yhdistyslaissa on kuitenkin lueteltu asioita, joista ei yhdistyksen kokouksessa saa tehdä päätöstä ilman, että asiasta on maininta kokouskutsussa. Hyvään kokouskäytäntöön kuuluu, että kokouksen osanottajat saavat tietää etukäteen, millaisia asioita kokouksessa on tarkoitus käsitellä. Hallituksen kokousten valmistautumisessa tämä on osallistujien kannalta oleellista.

Säännöissä on määritelty, missä ajassa ja miten yhdistyksen kokouskutsu on lähetettävä. Säännöissä ei määrätä hallituksen kokouskutsun lähettämisestä. Hallituksen tulee omissa pelisäännöissään määritellä miten, ja kuinka paljon aikaisemmin hallituksen kokouksen kokouskutsu ja asialista/esityslista on toimitettava jäsenille. Esityslista, jossa käsiteltävät asiat ovat, onkin hyvä liittää kokouskutsun yhteyteen.

Kollegialisen äänestyksen tavoitteena on saavuttaa päätöksessä suhteellinen enemmistö. Kukin äänioikeutettu voi antaa äänensä vain kerran ja päätösehdotukset tulevat äänestykseen yksitellen ja peräkkäin. Kannatetuista ehdotuksista voittaa se, joka on saanut eniten ääniä.

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokouksissa käytetään parlamentaarista äänestystä, jollei yhdistyksen säännöissä ole toisin määrätty.

Yhdistyksen päätösvalta kuuluu sen jäsenille ja tätä päätösvaltaansa jäsenet voivat käyttää yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyslaissa on tuotu esille asioita, joista ei voi tehdä päätöstä, ellei niitä ole mainittu kokouskutsussa. Tällaisia asioita ovat

• sääntöjen muuttaminen,
• kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen tai yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen,
• erillisissä äänestystilaisuuksissa käytettävä äänestys- ja vaalijärjestys,
• hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitseminen ja erottaminen,
• tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen,
• yhdistyksen purkaminen.

Hallituksen kokouksen osalta ainoa päätösvaltaisuuden ehto yleensä on, että sen on kutsunut koolle puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja kokouksessa on läsnä sääntöjen määrittelemä riittävä määrä osallistujia (esimerkiksi yli puolet).

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisen kannalta oleellista on se, mitä yhdistyksen säännöissä sanotaan kokousten koollekutsumisesta ja päätösvaltaisuudesta. Kokouksen puheenjohtaja selvittää laillisuuden ja päätösvaltaisuuden kertomalla ensin laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot ko. yhdistyksessä. Tämän jälkeen hän toteaa ovatko ehdot tulleet täytettyä.

Lyhyessä äänestyksessä ensimmäisenä ovat vastakkain asian käsittely ja lykkäys, mikäli lykkäysehdotus on tehty. Asian jatkokäsittelyn voittaessa ovat seuraavaksi vastakkain pääehdotus ja hylkäävä ehdotus (jos tehty). Päätös syntyy tässä äänestyksessä hylkäysehdotuksen voittaessa. Pääehdotuksen voittaessa tulee se vastakkain kaikkien vastaehdotusten kanssa yhdessä. Jos pääehdotus voittaa tässä äänestyksessä, on se päätös. Jos vastaehdotukset voittavat, jatkuu äänestys yksityiskohtaisen äänestysjärjestyksen mukaisesti eli ensin äänestykseen pääehdotus ja siitä eniten poikkeava ehdotus vastakkain. Äänestykset jatkuvat kunnes kaikki vaihtoehdot on käyty läpi.

Yhdistyslain 32 §:ssä todetaan, että päätös on moitekanteesta riippumatta mitätön seuraavissa tapauksissa:

• päätös loukkaa sivullisen oikeutta,
• päätös vähentää jäsenellä sääntöjen mukaan olevaa erityistä etua,
• päätös loukkaa olennaisesti sisällöltään tai päätöksentekotavaltaan jäsenen yhdenvertaisuutta.

Mitätön päätös eroaa moitteenvaraisesta päätöksestä muun muassa siinä, että mitättömään päätökseen voi suhtautua ikään kuin sitä ei olisi tehtykään. Moitteenvaraista päätöstä sen sijaan tulee noudattaa siihen saakka, kunnes tuomioistuin on päätöksen kumonnut.

Yhdistyksen jäsen, hallituksen jäsen tai hallitus voi moittia kokouksessa tehtyä päätöstä, jos

• päätös ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä,
• päätös on lainvastainen tai
• päätös on sääntöjen vastainen.

Moitekanteen voi tehdä henkilö, joka

• on esittänyt eriävän mielipiteen tai
• on esittänyt vastalauseen tai
• ei ole ollut läsnä kokouksessa.

Parlamentaarisessa äänestyksessä äänestyksen voittaa se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänestyksessä vastakkain asetetaan kaksi ehdotusta kerrallaan. Näistä eniten ääniä saanut ehdotus voittaa. Ehdotus on näin ollen saanut yli puolet annetuista äänistä. 

Parlamentaarisessa äänestyksessä voittanut ehdotus tulee äänestysjärjestyksen mukaista seuraavaa ehdotusta vastaan jne., kunnes kaikki ehdotukset on käyty läpi. Parlamentaarisessa äänestyksessä puheenjohtajan työtä helpottaa äänestyssarjojen laatiminen erilaisiin tilanteisiin sopivat äänestysjärjestykset (yksityiskohtainen, lyhyt ja ryhmittäinen äänestysjärjestys).

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokouksissa käytetään parlamentaarista äänestysmenettelyä, jollei yhdistyksen säännöissä ole toisin määrätty.

Ponsi eli toivomusaloite on kokouksen osanottajien tekemä aloite varsinaisen työjärjestyksen ulkopuolelta. Ponsi käsitellään varsinaisten kokousasioiden jälkeen ja mikäli kokouksen enemmistö sitä kannattaa, siitä tulee kokouksen päätös.

Kokouksista tehdään useimmiten päätöspöytäkirja, jossa tuodaan esille kaikki päätökset ja mahdolliset äänestykset. Kokouksesta voidaan tehdä myös selostuspöytäkirja, jossa esitellään pääehdotuksen ja tärkeimpien vastaehdotusten tekijät ja keskeinen sisältö, kaikki äänestystulokset ja kaikki tehdyt päätökset. Keskustelupöytäkirjaan kirjataan mahdollisimman tarkoin kokouksessa käyty keskustelu. Keskustelupöytäkirja sopii työryhmän tai tiimin asioiden valmistelu- ja ideointivaiheessa.

Yhdistyslain mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitusten lisäksi pöytäkirja tulee tarkistaa.

Yhdistyslain mukaan kaikilla yhdistyksen jäsenillä on oikeus pyynnöstä saada nähdä yhdistyksen kokousten pöytäkirjat. Hallituksen kokouksen pöytäkirjat eivät ole julkisia eikä niitä ole pakko näyttää muille kuin hallituksen jäsenille ja tilintarkastajille, jollei yhdistyksen säännöissä toisin määrätä. Jokaisen on kuitenkin oikeus saada pöytäkirjanote siitä pykälästä, jossa käsitellään häntä koskevaa asiaa. allekirjoitusten lisäksi pöytäkirja tulee tarkistaa.

Pöytäkirjat ovat ikuisesti säilytettäviä asiakirjoja ja sen vuoksi ne pitää laatia arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoisilla välineillä. Kansallisarkisto täydentää verkkosivuilleen (www.narc.fi) jatkuvasti luetteloa laitteista, papereista, kynistä yms., jotka täyttävät arkistolaitoksen kriteerit. Luettelo löytyy hakusanalla arkistokelpoisuusluettelo.

Yhdistyslain (31 §) mukaan vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön on tarkastettava tai yhdistyksen itsensä on hyväksyttävä kokouksessa tehdyistä päätöksistä laadittu pöytäkirja. Yhdistysten sääntömääräisissä ja ylimääräisissä kokouksissa käytetään yleensä pöytäkirjantarkastajia, jotka valitaan kokouksen järjestäytymisen yhteydessä.

Pöytäkirjantarkastajien tehtävä on pöytäkirjan puhtaaksi kirjoituksen ja puheenjohtajan allekirjoituksen jälkeen tarkastaa, että pöytäkirjaan on kirjattu oikein kaikki kokouksessa tehdyt päätökset ja kokoustapahtumat. Pöytäkirjantarkastajat merkitsevät pöytäkirjan loppuun tarkastuslausunnon, päivämäärän ja omakätisen allekirjoituksensa. Mikäli tarkastajilla on huomautettavaa pöytäkirjasta, he kirjaavat huomiot tarkastuslausuntoonsa tai pyytävät sihteeriä kirjoittamaan pöytäkirjasta uuden korjatun version tarkistettavaksi.

Pöytäkirja voidaan tarkastaa kolmella tavalla:

• käyttämällä vähintään kahta kokouksessa valittua ja läsnä ollutta pöytäkirjan tarkastajaa
• seuraavassa kokouksessa
• kulumassa olevassa kokouksessa, jos päätöksestä tai päätöksistä halutaan välittömästi lainvoimaisia tai pöytäkirja tai pöytäkirjanote tarvitaan liitteiksi (esimerkiksi pankkitiliä avattaessa).

Yhdistyksen sääntömääräisen ja ylimääräisen kokouksen pöytäkirjan tule olla kahden kokouksessa valitun pöytäkirjan tarkastajan allekirjoittama, ja lisäksi siinä tulee olla myös puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset.

Hallituksen kokousten pöytäkirjoista ei yhdistyslaissa ole ohjeita, mutta hyvään yhdistyskäytäntöön kuuluu, että myös hallituksen kokousten pöytäkirjat tarkastetaan. Muuten yhdistyksen tilien ja hallinnon tarkastus on mahdotonta.

Pöytäkirja on asiakirja, joka säilytetään yhdistyksen arkistossa pysyvästi. Joskus tulee tarvetta osoittaa viranomaisille, pankille tai jollekin muulle sidosryhmälle, että jokin päätös on tehty yhdistyksessä. Tällöin otetaan pöytäkirjasta ote eli osittainen jäljennös.

Repliikki- eli kommenttipuheenvuoro tarkoittaa yleensä edelliseen puheenvuoroon liittyvää lyhyttä kommenttia. Repliikkipuheenvuoron voi pyytää sanomalla ”Puheenjohtaja, saanko repliikkipuheenvuoron?” tai ”Puheenjohtaja, repliikkipuheenvuoro tähän?”

Repliikkipuheenvuoro on etuoikeutettu puheenvuoro.

Päätöksen tekoon muodostuu toisinaan suuntaa antavia ryhmiä, joiden väliltä ja sisältä lopullinen päätös löytyy. Tällöin voidaan apuna käyttää ryhmittäistä äänestysjärjestystä.

Ryhmittäisessä äänestysjärjestyksessä asetetaan muiden äänestysjärjestysten tapaan aluksi vastakkain lykkäysehdotus (jos tehty) ja asian käsittely. Jos lykkäysehdotus voittaa, siitä tulee päätös. Käsittelyä jatketaan niin, että seuraavaksi tulee vastakkain mahdollinen hylkäävä ehdotus ja muut tehdyt ehdotukset. Jos hylkäysehdotus voittaa, siitä tulee päätös. Muiden ehdotusten voittaessa äänestys jatkuu ryhmien välillä. Voittanut ehdotusryhmä otetaan lopulta erikseen käsittelyyn ja ryhmän sisäiset ehdotukset laitetaan äänestykseen toisiaan vastaan. Viimeisessä tehdyssä äänestyksessä voittaneesta ehdotuksesta tulee luonnollisestikin kokouksen päätös.

Kokouksen sihteeri

Sihteerin tehtävät kokouksen valmisteluvaiheessa ja itse kokouksessa liittyvät kokouksen luonteeseen. Yhdistyksen kokouksen (sääntömääräinen, ylimääräinen) sihteeri valitaan kokouksessa ja hänen tehtävänsä ovat muistiinpanojen tekeminen kokouksessa, puheenjohtajan avustaminen puheenvuoropyynnöissä ja mahdollisessa äänestyksessä avustaminen, pöytäkirjan ja mahdollisten pöytäkirjanotteiden laatiminen.

Yhdistyksen sihteeri

Yhdistykselle valitaan yleensä sihteeri hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Yhdistyksen sihteeri toimii useimmiten hallituksen kokouksessa sihteerinä ja hän avustaa puheenjohtajaa jo asioiden valmisteluvaiheessa ennen kokousta. Kokouksen jälkeen sihteeri huolehtii, että päätöksistä menee tieto asianomaisille. Sihteeri huolehtii usein myös yhdistyksen tiedotusasioista, jos yhdistyksellä ei ole tiedottajaa.

Suhteellinen vaali soveltuu käytettäväksi silloin, kun valittavia henkilöitä on vähintään kaksi ja tällä menettelyllä voidaan saada kokouksen eri kannatusryhmien suhteellinen edustus esille. Suhteellinen vaali voi olla henkilökohtainen suhteellinen vaali tai ryhmittäinen suhteellinen vaali. 

Henkilökohtainen suhteellinen vaali (Yhd L 29§) 

Tässä vaalimenettelyssä käytetään aina vaalilippuja. Jokainen äänivaltainen kokouksen jäsen voi kirjoittaa vaalilippuunsa yhtä monen ehdokkaan nimen kuin on valittavia henkilöitä. 

Tulosta laskettaessa annetaan vaalilipuissa ensimmäisenä olevalle ehdokkaalle yksi ääni. Toisena oleva ehdokas saa 1/2 ääntä, kolmantena oleva 1/3 ääntä jne. 

Kunkin ehdokkaan saamien äänien summaa sanotaan vertausluvuksi. Henkilöt valitaan vertauslukujen osoittamassa järjestyksessä. 

Suhteellinen vaali ehdokaslistoja käyttäen (Yhd L 29 §) 

Kokoukselle on esitetty valmiit ehdokaslistat. Kokouksessa saattaa keskustelun yhteydessä tulla uusiakin listoja. Kukin ääni annetaan ehdokaslistalle kokonaisuudessaan. Tulokset lasketaan siten, että numeroiduille listoille annetaan ensiksi listan 1 ensimmäiselle ehdokkaalle listan koko äänimäärä, toisena olevalle ehdokkaalle ½ listan äänimääristä, kolmannes 1/3 listan äänimäärästä jne. 

Kunkin ehdokkaan saama äänimäärä on vertausluku. Tämän vertausluvun osoittamassa järjestyksessä valitaan henkilöt tehtäviinsä. 

Suhteellinen vaali ehdokaslistoja käyttäen ehdokkaita kannattaen (Yhd L 29§) 

Kokoukselle on esitetty valmiit ehdokaslistat kuten edellä, mutta kukin ääni annetaan jollekin ehdokaslistassa olevalle ehdokkaalle. Tällöin kullakin ehdokaslistalla eniten ääniä saanut saa vertausluvukseen ehdokaslistan saaman koko äänimäärän, toisena oleva 1/3 listan koko äänimäärästä, kolmantena oleva 1/3 listan koko äänimäärästä jne. Henkilöt valitaan vertauslukujen osoittamassa järjestyksessä.