Auditoinnit
Auditointimenetelmä on uudistettu vuonna 2021 helppokäyttöisemmäksi ja kattavammaksi kokonaisuudeksi.
FinFamin jäsenyhdistyksillä on mahdollisuus varata keskusliitolta audiointi. FinFamin auditointimalli on osa järjestön laatujärjestelmää, ja sen ideana on tukea yhdistyksiä kokonaisarviointien tekemisessä. Arvioinnissa keskitytään hahmottamaan yhdistystoiminnan toimintaedellytyksiä ja elinvoimaisuutta. Auditoinnissa ei siis ole kyse tulosten seurannasta tai varsinaisen toiminnan laadunvalvonnasta.
Auditointiprosessissa on kuusi eri vaihetta (ks. prosessi alla). Auditoinnin ydin on yhdistyksen oma laadukas itsearviointi, johon keskusliitto tarjoaa tukea ja syventäviä näkökulmia sekä tarvittavia kehittämissuosituksia. Auditoinnit perustuvat FinFamin laatukriteereihin.
Koko auditointiprosessi vie yhdistykseltä aikaa yhteensä noin 2–3 työpäivää. Suositeltava aika auditointien välillä on 2–3 vuotta.
Auditoinnin vaiheet
1. Aloitus
Auditoinnin suorittamisesta on tehtävä tietoinen päätös yhdistyksessä. Ennen toimeen ryhtymistä on hyvä pohtia, kenet arviointiprosessiin halutaan sitouttaa, ja kuinka paljon aikaa auditoinnille on varattava. Koska kyse on kokonaisarvioinnista, on syytä myös pohtia, mitä kaikkea arviointiaineistoa on hyvä käydä etukäteen läpi tai pitää saatavilla auditoinnin yhteydessä.
2. Itsearviointi
Auditointi käynnistyy itsearviointivaiheella, jonka yhdistys toteuttaa arviointilomakkeen avulla. Lomakkeella arvioidaan laatukriteereiden toteutumista viisiportaisella asteikolla. Yhdistys voi itse päättää, ketkä itsearviointivaiheeseen osallistuvat. Arvioinnin kohteena olevista osa-alueista riippuen auditointiin suositellaan osallistettavaksi ainakin työntekijöitä, vapaaehtoisia ja luottamushenkilöitä.
3. Itsearviointivaiheen tulosten analysointi
Itsearviointilomakkeen täyttämisestä menee tieto suoraan keskusliiton asiantuntijoille, jotka analysoivat vastaukset. Itsearvioinnin tulokset lähetetään auditoinnin kohteena olevalle yhdistykselle. Keskusliiton asiantuntijat sopivat samalla auditoinnin haastatteluvaiheen ajankohdan yhdistyksen edustajan kanssa.
4. Haastattelu
Haastatteluvaiheen tarkoitus on syventää ja vahvistaa keskustelun avulla itsearviointia. Samalla itsearvioinnin tulosten luotettavuus parantuu. Haastattelu toteutetaan niin, että keskusliiton asiantuntija haastattelee 2–3 yhdistyksen edustajaa. Suositeltavaa on, että paikalla olisivat yhdistyksen puheenjohtaja ja johtava toimihenkilö sekä tarvittaessa joku muu yhdistyksen avainhenkilö.
5. Analyysin syventäminen ja kehittämissuositukset
Haastattelun yhteydessä ja sen jälkeen keskusliiton asiantuntija laatii syvennetyn analyysin yhdistyksen tilanteesta yhdessä yhdistyksen edustajien kanssa. Analyysin tulokset kootaan tiiviseen raporttiin, joka lähetetään yhdistyksen hyödynnettäväksi. Auditointiraportti sisältää myös keskusliiton antamat kehittämissuositukset yhdistykselle.
6. Juurrutus
Keskusliitto tukee yhdistyksiä auditoinnin tuloksiin perustuvassa kehittämistyössä tarjoamalla sopivia työkaluja, tukimateriaalia ja asiantuntijatukea. Materiaalia kootaan mm. yhdistyshallinnon laatukäsikirjaan. Yhdistyksellä on myös mahdollisuus pohtia keskusliiton asiantuntijan kanssa muita keinoja, joilla kehittämistyötä voidaan edistää ja tuloksia juurruttaa pysyvämmin käytäntöön.
Ota yhteyttä
Lue lisää
Mitä hyötyä on auditoinneista?
Auditointi on siis ensisijaisesti keskusliiton palvelu, jossa jäsenyhdistyksiä tuetaan itsearvioinnin tekemisessä ja yhdistyksensä toimintatapojen ja -edellytysten kehittämisessä. Auditoinnista on myös suuri hyöty yhdistyksen lyhyen ja pitkän aikavälin riskien arvioinnissa ja hallinnassa. Auditointeihin osallistuneet yhdistykset ovat kokeneet auditoinnin tuoneen uusia ja syvempiä näkökulmia yhdistyksen tilanteesta ja kehittämistarpeista.
Yhdistysten arviointitoiminta ja -osaaminen ovat kehittyneet hyvin eteenpäin viime vuosina. Osin vaikuttimena on ollut yhdistysten tahto kehittää toimintaansa, ja osittain kyse on rahoittajien kasvaneista vaatimuksista saada luotettavampaa seurantatietoa. Toiminnasta osataan tätä nykyä kerätä palautetta ja muuta seurantatietoa systemaattisesti, ja erilaisia arviointimenetelmiä on omaksuttu käyttöön. Auditointien tarkoitus on tukea tätä arviointityötä, ei korvata sitä.
Kun tavanomaisessa toiminnan arvioinnissa keskitytään yhdistyksen näkyvään työhön ja lopputuloksiin, on auditoinnin näkökulma tämän toiminnan taustaedellytyksissä eli kaikessa siinä, mikä on näkymättömissä pinnan alla, mutta vaikuttaa koko ajan siihen, miten toimintaa kyetään toteuttamaan. Auditointien itsearviointi on sitä laadukkaampaa mitä paremmin yhdistyksessä on huolehdittu toiminnan ja tulosten arvioinnista. Toimintatapojen ja toiminnan tulosten arviointi kulkevat aina käsi kädessä.
Keskusliiton näkökulmasta auditointien hyöty näkyy syvempänä jäsenyhdistysten tuntemuksena. Arviointien kautta voidaan hahmottaa paremmin sekä koko yhdistyskentän tilannetta että myös syvällisemmin yksittäisten yhdistysten tarpeita ja vahvuuksia. Auditointien kautta keskusliitto saa myös arvokasta palautetta, jota voidaan hyödyntää laatujärjestelmän ja jäsenpalveluiden kehittämisessä.