Tietoa laatujärjestelmästä

Laatujärjestelmästä yleisesti

Laatujärjestelmä on kehitetty FinFamissa keskusliiton ja jäsenyhdistysten yhteistyönä, ja siihen kumuloituu järjestössä jo vuosikymmenien ajan toteutettu kehittämistyö. Laatujärjestelmä koostuu yhteisistä laatukriteereistä, tietoperustasta sekä koulutus- ja arviointitoiminnasta.

Koko järjestön yhteiset laatukriteerit ovat koko laatujärjestelmän pohja, jonka päälle laatujärjestelmän muut toiminnot rakentuvat. Tietoperustaan kootaan kaikki varsinaisen toiminnan ja hallinnon teoreettista perustaa ja käytäntöjä koskeva tieto käsikirjoiksi, toimintamallikuvauksiksi ja ohjeistuksiksi. Osaamisen kehittämistä tukee FinFami Akatemiaksi nimetty koulutusjärjestelmä.

Arvioinnin toteuttamiseksi kehitetään jatkuvasti yhteisiä menetelmiä ja mittareita, joiden avulla toiminnan laatua ja tuloksia voidaan tehdä näkyväksi ja samalla yhtenäistää sisäisesti. Arviointitoimintaan sisältyy myös auditointimenettely, joka auttaa yhdistyksiä arvioimaan ja kehittämään toimintatapojaan, suorituskykyään, hallintonsa toimivuutta sekä muita toimintansa edellytyksiä. Auditointi koostuu kahdesta osasta: yhdistyksen itsenäisesti suorittamasta arvioinnista ja sitä täydentävästä haastattelusta.

LAATU ON JOHTAMISTA

Laatujärjestelmistä puhutaan johtamiskirjallisuudessa myös laatujohtamisen järjestelminä, laadunhallintajärjestelminä tai johtamis- ja toimintajärjestelminä, jotka kaikki viittaavat käytännössä samaan asiaan. Laatujärjestelmien pohja-ajatuksena on näkemys laadusta ennen kaikkea johtamiskysymyksenä. Laatujärjestelmän tarkoituksena on tukea laadun juurtumista johtamisjärjestelmään ja yhdeksi johtamisen näkökulmaksi muiden joukkoon.

Laatujärjestelmän taustaa

FinFamin toiminnassa laatu on ollut keskiössä aina alusta lähtien. Systemaattisemmin laatuajattelua alettiin koko järjestön tasolla kehittää 2010-luvun alusta alkaen. Vuonna 2011 kehitettiin FinFamin oma – ”Millä korteilla pelaat?” – omaisjärjestötyön arviointimalli laadun, tulosten ja vaikutusten kehittämisen tueksi. Samalla hyväksyttiin ensimmäiset järjestön yhteiset laatukriteerit. Laajempi tavoite oli rakentaa yhtenäisempää perustaa omaisjärjestötyölle.

Arviointimalli sai paljon kiitosta ja huomiota, ja se otettiin aktiivisesti käyttöön yhdistysten arviointityössä. Arviointimallin käyttö kuitenkin vähentyi selvästi seuraavien vuosien aikana. Vuoden 2017 alussa tehdyn laatukriteerikyselyn mukaan yli 41 % vastaajista ei hyödyntänyt omaisjärjestötyön arviointimallia lainkaan ja yli 47 % vain harvoin. Tämän todettiin johtuvan siitä, että arvioinnin tekeminen oli selkeistä ohjeista huolimatta koettu vaikeaksi. Keskusliitto ei ollut myöskään järjestänyt uusia asiaan liittyviä koulutuksia, joilla uusille järjestötoimijoille oltaisiin tehty arviointimallia tutuksi.

Vuonna 2015 käynnistettiin uusi yhdistyshallinnon kehittämistoiminto, OMAHA, jonka tavoitteena oli tukea omaisyhdistysten hallinnon talouden ja arvioinnin kehittämistä. OMAHA-toiminnan yhtenä päätavoitteena oli lisäksi kehittää kokonaisvaltainen hallintotuen ohjaustyökalu järjestölle. Tästä syntyi ajatus, että ohjaustyökalu ja omaisjärjestötyön arviointimallin päivittäminen voitaisiin yhdistää luontevasti toisiinsa.

Toteutustapana päätettiin kokeilla yhteistä laatujärjestelmää sekä siihen liittyvää auditointimenettelyä sekä hallinnon ja arvioinnin käsikirjaa. Laatujärjestelmässä tuli yhdistyä hallinnon ja toiminnan kehittäminen, keskusliiton aktiivinen tuki jäsenyhdistyksille sekä systemaattinen arviointitiedon tuottaminen ja hyödyntäminen.

Laatujärjestelmän avulla lähdettiin myös hakemaan ratkaisua keskusliiton jäsenpalveluiden ajoituksen ja kohdentamisen haasteisiin. Keskusliitto oli tarjonnut jäsenyhdistyksilleen neuvontaa, koulutusta, materiaaleja ja muuta tukea yhdistyshallinnon ja muun järjestötoiminnan kehittämiseen, mutta usein tukea oli päästy antamaan vasta, kun yhdistyksissä oli jo ilmennyt ongelmia tai peräti kriisejä, vaikka vaikuttavinta olisi ollut kehittää hallintoa ongelmia ennaltaehkäisevästi.

Vuonna 2017 käyttöönotettua laatujärjestelmää on kehitetty modulaarisesti eteenpäin lisäämällä siihen uusia arviointialueita, dokumentoimalla yhteistä tietoperustaa sekä päivittämällä jatkuvasti kaikki sen sisältöjä.

FinFamin omaisjärjestötyön arviointimalli rakennettiin vuonna 2011 CAF (Common Assessment Framework) -itsearviointimallin pohjalle. CAF on EU-jäsenmaiden yhteistyönä kehitetty julkisen sektorin organisaatioiden laadunarviointimalli, joka sisältää vaikutteita Euroopan laatupalkintomallista (EFQM). CAF on suunniteltu helppokäyttöiseksi työkaluksi organisaatioiden suorituskyvyn ja toimintaedellytysten arviointiin.

Omaisjärjestötyön arviointimalli noudattaa pääpiirteissään melko tarkasti CAF-mallia. Malli sisältää 9 arviointialuetta, joista viisi liittyy toimintatapojen ja neljä tulosten arviointiin. CAF-mallista omaisjärjestötyön arviointimalli eroaa kuitenkin siten, että siihen laadittiin järjestön omat 48 laatukriteeriä ja pisteytysasteikko oli 1–5, kun CAF-mallissa taas pisteytysasteikko on 0–100.

FinFamin laatujärjestelmä pohjautuu omaisjärjestötyön arviointimalliin, mutta kriteerien päivittämisen yhteydessä arviointialueita räätälöitiin siten, että osalueet pudotettiin pois kokonaan ja toimintatapojen arviointialueita lisättiin viidestä kuuteen, ja myöhemmin arviointialueita ja kriteereitä laajennettiin edelleen. Malli siis etääntyy kauemmaksi perinteisestä CAF-mallista, mutta tarkoituksena onkin rakentaa laatujärjestelmä, joka palvelee parhaiten järjestön nykyisiä tarpeita yhdistelemällä erilaisia hyväksi koettuja käytäntöjä.

Omaisjärjestötyön arviointimallissa määriteltiin vuonna 2011 myös laadun merkit: hyvä strategia ja johtaminen, yhteistyökyky, omaislähtöisyys, ammatillisuus ja kehittyminen. Nämä näkökulmat haluttiin säilyttää laatujärjestelmässä. Laatujärjestelmä tulee nähdä myös osana jatkumoa, jonka tavoitteena on kehittää omaisjärjestötyölle yhtenäisempää perustaa.Vaikka laatujärjestelmä ei noudata CAF-kaavaa, niin siinä on pyritty säilyttämään CAF-mallin ajatus erinomaisen suorituskyvyn ominaisuuksista, joita ovat tuloskeskeisyys, asiakas- ja kansalaislähtöisyys, johtajuus ja johdonmukaisuus, tosiasioihin perustuva prosessijohtaminen, henkilöstön kehittäminen ja osallistaminen, jatkuva oppiminen ja kehittyminen, kumppanuuksien kehittäminen sekä yhteiskuntavastuu.

Toiminnallisena periaatteena omaisjärjestötyön laatujärjestelmään on omaksuttu CAF-malliin ja useimpiin muihin laatuarviointi- ja laatujärjestelmämalleihin liittyvä PDCA-kehittämissyklin ajatus [PDCA = suunnittele (plan), toteuta (do), arvioi (check), toimi/kehitä (act)]. Samaa jatkuvan kehittämisen kehää hyödynnetään myös laatujärjestelmän itsensä kehittämisessä.

Laatujärjestelmän tavoitteet

Laatujärjestelmän tarkoitus on koota omaisjärjestötyön organisointiin, hallintoon ja arviointiin liittyvää pidemmän aikavälin kehitystyötä yhteen toiminnalliseksi systeemiksi, joka kykenee säilyttämään ja juurruttamaan saavutettuja tuloksia sekä antamaan joustavan pohjarakenteen omaisjärjestötyön yhtenäisen perustan jatkokehittämiselle.

Laatujärjestelmän tavoitteena on

• Tukea FinFami-yhdistyksiä hallinnon, talouden, toiminnan ja arvioinnin kehittämisessä
• Parantaa keskusliiton jäsenpalveluiden saatavuutta ja vaikuttavuutta
• Järjestön yhteisten laatukriteereiden päivittäminen ja liittäminen osaksi johtamisjärjestelmää

Onnistuessaan tavoitteiden mukaisesti laatujärjestelmä tukee koko järjestön johtamista ja kehittämistä, kokonaisarviointien tekeminen yhdistyksissä helpottuu ja toiminnan kriteerit ovat korkealaatuiset. Laatujärjestelmä toimii työkaluna myös hyvien hallintotapojen ja -käytäntöjen juurruttamisessa yhdistysten toimintaan. Laadunhallinta selkeyttää johtamista, prosesseja, toimintoja ja tukee jatkuvan oppimisen ja kehittämisen kulttuuria.

Ennen kaikkea laatujärjestelmä tuo mukanaan helpon tavan toteuttaa kattavia kokonaisarviointeja yhdistysten toimintaedellytyksistä. Näiden arviointien tekeminen on koettu monesti työlääksi ja vaikeaksi, mutta laatujärjestelmän kautta yhdistykset saavat arvioinnin tekemiseen ohjatun asiantuntijatuen keskusliiton kautta, jolloin arvioinnin laatu ei ole riippuvainen pelkästään yhdistyksen omasta arviointiosaamisesta.

Keskusliiton näkökulmasta laatujärjestelmän tavoitteena on parantaa jäsenyhdistyspalveluiden vaikuttavuutta ja saatavuutta, kun laatujärjestelmän ja erityisesti siihen kuuluvien auditointien kautta yhdistyksille voidaan tarjota kattavaa arviointipakettia ja sen jatkoksi sopivia tukipalveluita. Auditointien avulla keskusliitto saa jäsenyhdistysten tilanteista ajantasaista tietoa, jota voidaan edelleen hyödyntää jäsenpalveluiden kehittämisessä ja tuen oikea-aikaisuuden parantamisessa.