Päätöksenteko yhdistyksessä
Tässä luvussa käydään läpi yhdistyksissä tehtävän päätöksenteon paikkoja, periaatteita ja kokouskäytäntöjä.
Yhdistyksessä tehtävän päätöksenteon ytimessä tulee aina olla yhdistyksen yleinen etu ja yhdistystoiminnan tarkoitus. Vaikka yhdistyksissä ollaan usein mukana henkilökohtaisista intresseistä, tulisi päätöksenteossa pystyä näkemään tilanne laajemmasta näkökulmasta. Lindgren (2002) ehdottaa päätöksenteossa olisi hyvä pohtia seuraavia kysymyksiä:
- Mikä on yhdistyksen perustarkoitus: mitä varten se on olemassa ja mikä on sen missio?
- Mikä on perustarkoituksesta edelleen jalostettu toiminta-ajatus: ketkä ovat yhdistyksen asiakkaita ja edunsaajia, mitä ja kenen tarpeita se tyydyttää, mitä se tekee ja mitä asioita sen toiminnassa arvostetaan?
- Mitä ovat yhdistyksen pitkän aikavälin määrälliset ja laadulliset toiminnalliset päämäärät, taloudelliset päämäärät ja kehittämispäämäärät?
- Mikä on yhdistyksen palveluidea: ketkä ovat sen tuottamien palveluiden asiakkaita ja edunsaajia, mitä ovat heidän tarpeensa, mitä ovat ne tuotteet / palvelut, joilla tarpeet tyydytetään, mitä ovat toimintatavat ja mikä on näiden kaikkien yhteensopivuus?
- Mitä ovat yhdistyksen toimintaperiaatteet ja -politiikat?
Tässä luvussa käydään läpi yhdistyksissä tehtävän päätöksenteon paikkoja, periaatteita ja kokouskäytäntöjä. Tärkeintä on muistaa, että päätösten tulee aina olla lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisia. Yhdistyspäättäjän onkin hyvä tuntea luvussa esitettyjen yleisten periaatteiden lisäksi tarkemmin omaisyhdistyksen säännöt, yhdistyslaki sekä muut mahdolliset päätökseen liittyvät lait. Yhdistyslaki ja muut lait löytyvät sähköisesti Oikeusministeriön Finlex-sivustolta. Kokouskäytäntöihin voi tutustua tarkemmin esimerkiksi OK-Opintokeskuksen verkko-oppimateriaaleista, joissa kattava kuvaus kokouksen ja päätöksenteon eri vaiheista. Tässä luvussa on käytetty pääasiassa Seppo Paasolaisen teosta Yhdistyksen hallituksen pelisäännöt (2011).
Yhdistyskokous ja hallitus päätöksentekijöinä
Yhdistysten jäsenet ja luottamushenkilöt vaikuttavat yhdistyksen kokouksissa ja hallitustyöskentelyssä. Vaikka hallitus on yleensä yhdistyksen näkyvin johto, tulee muistaa, että yhdistyksen kokous on yhdistyksen ylin päättävä elin. Yhdistyslain mukaan yhdistykset saavat valita niille itselleen parhaiten soveltuvat päätöksentekomuodot, mutta tietyt päätökset voidaan tehdä vain yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen kokous voi ottaa päätettäväkseen asioita, jotka eivät lain mukaan kuulu hallitukselle, mutta hallitus ei voi päättää asioista, jotka nimenomaisesti kuuluvat muiden päätösvaltaan. (Halila & Tarasti 2011.)
Yhdistyksen kokouksessa on päätettävä (Yhdistyslaki 23§)
- yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta
- kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta
- 30 §:ssä tarkoitetusta äänestys- tai vaalijärjestelystä
- hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta
- tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- yhdistyksen purkamisesta
Yhdistyksen edustajisto tekee päätöksiä, joita hallitus panee täytäntöön. Tyypillisiä yhdistyskokouksen päätöksiä ovat esimerkiksi jäsenmaksujen suuruudesta päättäminen, jonka käytännön perinnästä hallitus huolehtii. Kokouksissa päätettävistä asioista on osa määrätty yhdistyksen säännöissä. Esimerkiksi syyskokouksessa päätetään usein tulevan vuoden budjetti ja toimintasuunnitelma, kun kevätkokous hyväksyy esimerkiksi menneen vuoden toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Hallitus seuraa päätösten toteutumista toimintavuoden aikana ja valvoo, että toiminta tapahtuu yhdistyksen kokouksen hyväksymän talousarvion puitteissa.
Yhdistyksen kokouksen ja hallituksen kokouksen erot on tärkeä tunnistaa. Toisinaan käy esimerkiksi niin, että yhdistyksen hallitukset päättävät asioista, joihin niillä ei ole päätöksenteko-oikeutta. Paasolainen (2012) kertoo yhdistyksestä, jossa hallitus päätti omista palkkioistaan ja kulukorvauksistaan, vaikka päätösvalta näissä asioissa olisi kuulunut yhdistyksen vuosikokoukselle. Koska hallitus ei päättänyt maksaa itselleen ylisuuria korvauksia eikä hallituksen päätöksestä aiheutunut yhdistykselle haittaa, kaikki tyytyivät tilanteeseen. Usein tahattomuudesta ja tietämättömyydestä johtuvat toimivallan ylittävät päätökset on mahdollista estää huolellisella valmistelulla ja päätöksenteko-oikeuden tarkastamisella.
Päätöksentekoon osallistumista voi rajoittaa esteellisyyskysymykset. Henkilö on esteellinen asiassa, jos hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Esimerkiksi jäsen ei saa yhdistyksen kokouksessa äänestää eikä tehdä päätösehdotuksia päätettäessä hänen ja yhdistyksen välisestä sopimuksesta tai muussa asiassa, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Hyvän hallintotavan mukaan esteellinen jäsen ei myöskään toimi pöytäkirjantarkastajana. Jäsen voi kuitenkin osallistua päätöksentekoon silloin, kun valitaan yhdistyksen luottamushenkilöitä ja hän on itse ehdolla. Mikäli esteellinen henkilö osallistuu päätöksentekoon, on kyseessä menettelyvirhe. Menettelyvirheen perusteella yhdistyksen jäsen, hallitus ja hallituksen jäsen voi nostaa kanteen kolmen kuukauden kuluessa yhdistystä vastaan päätöksen julistamisesta pätemättömäksi. Ellei kannetta nosteta määräajassa, päätöstä pidetään pätevänä.
Joskus yhdistyksen kokouksessa voi syntyä tilanne, ettei tiedetä miten pitäisi toimia. Ensimmäisenä tulee tarkastaa yhdistyksen säännöt ja mitä niissä sanotaan. Jos säännöt eivät anna vastausta ongelmaan, selvitetään mitä yhdistyslaki aiheesta määrää. Ellei sieltäkään löydy vastausta tilanteeseen, voidaan toimia vakiintuneen kokouskäytännön mukaisesti. Jos tilanne on uusi tai epäselvä, on asia syytä jättää pöydälle, jatkaa asian selvittämistä asiantuntija-apua hyödyntäen ja palata päätöksentekoon seuraavassa kokouksessa.
Päätöksenteko ilman kokousta
Nykyinen yhdistyslaki mahdollistaa kirjallisen päätöksenteon myös ilman kokousta. Yhdistyslain mukaan jäsenet voivat yksimielisesti päättää yhdistyksen kokoukselle kuuluvasta asiasta ilman kokousta. Päätettävän asian tulee kuulua yhdistyksen kokouksen toimivaltaan, yhdistyksen kokous ei voi esimerkiksi ottaa päätettäväkseen hallituksen toimivaltaan kuuluvaa asiaa.
Yksimielinen päätös on tehtävä kirjallisesti, se on päivättävä ja jokaisen yhdistyksen jäsenen on allekirjoitettava se. Suostumus päätökseen voidaan hankkia sähköisesti, mutta kirjallinen päätös on allekirjoitettava. Jos kaikkia jäseniä ei tavoiteta tai yksikin yhdistyksen jäsen kieltäytyy hyväksymästä päätöstä, asia on käsiteltävä yhdistyksen kokouksessa sääntöjen edellyttämällä tavalla. Yksimielisesti ilman kokousta tehtyyn kirjalliseen päätökseen sovelletaan muuten yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan sisältöä määrittelevää lainkirjausta. (Halila & Tarasti 2011, Paasolainen 2012.)
Päätösvallaton kokous
Joskus voi tulla tilanne, että hallituksen kokoukseen ei saavu sääntöjen edellyttämää määrää hallituksen jäseniä ja kokous on päätösvallaton. Kokous on mahdollista saada päätösvaltaiseksi, jos läsnä olevat hallituksen jäsenet ovat kokouksen ajan puhelimitse yhteydessä riittävän moneen poissaolevaan jäseneen, jotka hyväksyvät asiat puhelimitse (Riitesuo 1996). Paasolainen (2011) tarkentaa, että vaikka kokousta ei saada päätösvaltaiseksi, se voidaan kuitenkin pitää, mutta päätökset eivät ole välittömästi täytäntöönpanokelpoisia. Päätösvallattomassa kokouksessa tehtävät päätökset on tehtävä yksimielisesti. Kun kokous on pidetty, siitä laaditaan pöytäkirja ja siihen hankitaan kaikkien hallituksen jäsenten allekirjoitukset. Tämän jälkeen päätökset ovat voimassaolevia ja täytäntöönpanokelpoisia. Merkittävät asiat on syytä hyväksyä vielä jälkikäteen normaalissa, laillisessa ja päätösvaltaisessa kokouksessa.
”Jääkiekkohistorian erikoisin tilanne; Suomella on yksi pelaaja jäähyllä ja Kanadalla kaksi. Siitä huolimatta pelataan viidellä viittä vastaan.”
Antero Mertaranta, urheiluselostaja
Jos hallitus päättää pitää kokouksen päätösvallattomana ja tekee siinä yhdistyksen toiminnan kannalta keskeisiä päätöksiä, on kokouksessa päätettävän asian oltava kiireellinen. Perusteena voi olla esimerkiksi vahingonsyntymisen estäminen. Päätös tehdään silloin hallituksen nimissä, vaikka kokous ei ole laillinen ja päätösvaltainen. Kuten muissakin päätöksissä, päätösvallattoman kokouksen päätökset tulevat voimaan, jos kukaan ei moiti tehtyjä päätöksiä kolmen kuukauden määräajan kuluessa. (Paasolainen 2011.)
Kokousaika kannattaa aina hyödyntää, vaikka kokous ei olisi päätösvaltainen. Hallitustoiminta on jäsenten vapaaehtoistoimintaa ja sille annettu aika on arvokasta vapaa-aikaa. Jos jäsenet ovat saapuneet paikalle, kannattaa heidän läsnäolonsa ja kokoukselle varattu aika käyttää hallitustyöskentelyn hyväksi. Usein kokouksissa ei esimerkiksi jää aikaa ideoinnille, tulevaisuuden pohdinnalle tai vapaalle keskustelulle. Pitämätön kokous voi pienen pettymyksen jälkeen kääntyä oivaksi ideariiheksi tai hyväksi keskusteluhetkeksi, jolloin kokoukseen saapuneet jäsenet kokevat olleensa hyödyksi ja antaneensa aikaa tärkeän asian edistämiseksi.
Kokouksen kulku
Virallisten kokousten kulku etenee tietyssä järjestyksessä. Kokousjärjestyksen tarkoitus on varmistaa tilaisuuden jouheva kulku ja järjestelmällinen toiminta. On myös tärkeää varmistaa kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus aina kokouksen aluksi, jotta kokouksen päätökset eivät osoittaudu myöhemmin mitättömiksi. Alla on esitetty yhdistyksen hallituksen kokouksen tyypillinen kulku.
1. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Todetaan laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehtojen täyttyminen sääntöjen ja mahdollisen hallituksen yhteistyösopimuksen (työjärjestyksen, ohjesäännön) mukaisesti
- Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot: 1) koollekutsuja, 2) kutsutapa, 3) kutsuaika, 4) käsiteltävät asiat, 5) osanottajat, 6) kokouksen puheenjohtaja
2. Kokouksen järjestäytyminen
- Valitaan tarvittavat kokouksen toimihenkilöt
- Kokouksen puheenjohtajana toimii hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja
- Sihteerinä toimii hallituksen toimikaudekseen valitsema sihteeri. Jos hän on poissa, kokoukselle valitaan tilapäinen sihteeri
- Valitaan pöytäkirjantarkastajat, jos pöytäkirjaa ei ole tapana tarkastaa seuraavassa kokouksessa
- Ääntenlaskijat voidaan valita vasta äänestystilanteessa, koska hallituksen kokouksessa harvoin äänestetään
3. Esityslistan hyväksyminen
- Esityslista hyväksytään esitetyssä muodossa tai asioiden käsittelyjärjestykseen voidaan tehdä muutoksia
4. Pöytäkirjan tarkastaminen
- Voidaan tarkastaa edellisen kokouksen pöytäkirja, jos ei ole valittu pöytäkirjantarkastajia.
5. Päätösasiat
- Jokainen asia laitetaan omana kohtanaan esityslistalle
- Asiat tulee ryhmitellä loogiseen käsittelyjärjestykseen siten, että toisiinsa liittyvät asiat ovat peräkkäin
- Suositeltavaa on asioiden priorisoitu käsittelyjärjestys
6. Keskusteluasiat
- Asioista ei tehdä vielä tai ollenkaan päätöksiä
- Asiat, jotka vaativat valmisteltavaa keskustelua tai mielipiteiden vaihtoa
7. Muut asiat
- Tavoitteena on, että kokouksessa päätetään vain niistä asioista, jotka on mainittu kutsussa ja jotka on valmisteltu etukäteen
- Päätöksiä voidaan tehdä, jos säännöt, yhteistyösopimus (työjärjestys) tai yhteiset pelisäännöt sallivat päätöksenteon
- Voidaan sopia seuraavasta kokouksesta
8. Ilmoitusasiat
- Ilmoitusasioista ei tehdä päätöksiä, vaan asiat merkitään vain tiedoksi
- Päätöksiä ei tehdä, koska asioita ei ole mainittu kutsussa
Asian käsittely kokouksessa
Asioiden käsittely kokouksessa noudattaa tiettyä kaavaa. Kokoukseen osallistujien tulee tuntea kokousasioiden muodollisen käsittelyjärjestyksen eri vaiheet. Asioiden käsittelyn oppii osallistumalla kokouksiin, mutta erityisesti puheenjohtajan on syytä osata asioiden käsittelyjärjestys, jotta kokous pysyy hallinnassa ja päätökset tehdään lainmukaisesti. Seuraavassa on esitelty asian käsittelyn peruskaava. Siinä tuodaan esiin asian käsittelyjärjestys, kohta jolloin puheenjohtajan tulee nuijankopautuksella vahvistaa päätös sekä esimerkkejä puheenjohtajan vuorosanoiksi. Kaavan soveltaminen käytäntöön vaatii harjoittelua ja ajan myötä puheenjohtaja löytää oman tapansa viedä asioita eteenpäin.
| Käsittelyvaihe | Nuijan kopaus eli päätös | Puheenjohtajan toiminta |
|
1. Asian esittely
|
”Siirrymme esityslistan kohtaan 9, joka on jäsenmaksusta päättäminen. Asian esittelee hallituksen puolesta taloudenhoitaja Ninni Saaranen.” | |
| 2. Keskustelun avaus | ”Avaan keskustelun.” | |
| 3. Keskustelun päättäminen | x | ”Halutaanko vielä käyttää puheenvuoroja? (pieni tauko…) Päätän keskustelun.” |
|
4. Yhteenvedon tekeminen
|
x |
1. Yksi kannatettu ehdotus ”Hallitus ehdotti jäsenmaksuksi 60 euroa, eikä keskustelun kuluessa tehty muita ehdotuksia.”
Seuraavaksi puheenjohtaja siirtyy vaiheeseen 5: päätöksen toteaminen
2. Kaksi tai useampia kannatettuja ehdotuksia ”Hallitus ehdotti jäsenmaksuksi 60 euroa. Keskustelun kuluessa tehtiin seuraavat ehdotukset:
Seuraavaksi puheenjohtaja siirtyy vaiheeseen 7. äänestystapa |
| 5. Päätöksenteon toteaminen | x | ”Kokous on päättänyt jäsenmaksuksi hallituksen ehdotuksen mukaisesti 60 euroa.” |
| 6. Asian käsittelyn päättäminen | x | ”Esityslistan kohta 9 on loppuun käsitelty.” |
|
Jos on kaksi tai useampia kannatettuja ehdotuksia, seuraa äänestys
|
||
|
7. Äänestystapa |
x | ”Esitän kädennostoäänestystä. Hyväksyttäneen? (pieni tauko…) |
|
8. Äänestysjärjestys |
x |
Jos päätösehdotuksia on kolme tai enemmän, silloin päätetään äänestysjärjestyksestä. ”Esitän seuraavaa äänestysjärjestystä: Ensimmäisessä äänestyksessä ovat vastakkain.. Toiseen äänestykseen tulevat edellisen voittaja ja… Äänestysjärjestys hyväksyttäneen (pieni tauko…). |
|
9. Ääntenlaskijoiden valinta
|
x | ”Pyydän teitä tekemään ehdotuksia ääntenlaskijoiksi.” |
|
10. Äänestys |
”Äänestys alkaa. Ovat ääntenlaskijat valmiit? (pieni tauko…) Pyydän niitä, jotka kannattavat Vili Markkolan ehdotusta, nostamaan kätensä ylös. Kiitos, kädet alas. Nyt niiden kädet ylös, jotka kannattavat hallituksen ehdotusta. Kiitos, kädet alas. Nyt nostavat kätensä ne, jotka äänestävät tyhjää, Kiitos, kädet alas.” | |
|
11. Äänestyksen tulosten vahvistaminen
|
x | ”Äänestyksessä annettiin yhteensä 22 ääntä, jotka jakaantuivat seuraavasti: hallituksen ehdotus sai 13 ääntä, Vili Markolan ehdotus 8 ääntä ja yksi äänesti tyhjää. Onko kenelläkään huomauttamista äänestyksen tuloksen suhteen? (pieni tauko…) Tulos vahvistetaan. |
|
12. Päätöksen toteaminen |
x | ”Kokous on päättänyt äänestyksen jälkeen hallituksen ehdotuksen mukaisesti jäsenmaksuksi 60 euroa.” |
|
13. Asian käsittelyn päättäminen |
x | ”Esityslistan kohta 9 on loppuun käsitelty.” |
Vaaliasian käsittely
Vaalin ja asiaäänestyksen välillä on eroavaisuuksia. Yhdistyksen säännöt tai äänestys- ja vaalijärjestys voivat määrätä käsittelyn kulusta. Tässä oppaassa on kuvattu asian eroavaisuudet yleisten kokouskäytäntöjen mukaisesti.
| Äänestys | Vaali | |
| Kohde | Asia | Henkilövalinta |
| Ehdotukset | Äänestetään vastakkain asetettuja ehdotuksia. |
Ääni annetaan suoraan halutulle ehdokkaalle.
Ehdokkaita ei aseteta vastakkain. |
| Kannatus |
Äänestykseen pääsevät kannatetut ehdotukset.
Pohjaehdotus ei tarvitse kannatusta. |
Ehdokas ei tarvitse kannatusta päästäkseen vaaliin.
Äänestää voi muitakin kuin ehdotettuja ehdokkaita. |
| Tasatulos | Puheenjohtajan ääni ratkaisee. | Arpa ratkaisee. |
| Äänestystapa ja vaalin toimittamistapa |
Äänestystapa yleensä avoin
Ratkaistaan enemmistöpäätöksellä. |
Vaali toimitetaan suljettuna, jos yksikin sitä vaatii. |
Vaalin kaava on henkilövalintaan sovellettu versio asian käsittelyn kaavasta. Seuraavaksi vaalin käsittelyn peruskaava.
|
Käsittelyvaihe |
Nuijan kopaus eli päätös |
Puheenjohtajan toiminta |
|
1. Esittely
|
|
”Siirrymme esityslistan kohtaan 8, joka on hallituksen puheenjohtajan valinta. Edellisellä kaudella 2010-2011 puheenjohtajana toimi Ninni Saarala. Nyt valitaan puheenjohtaja kaudeksi 2012-2013.” |
|
2. Keskustelun avaus |
|
”Avaan keskustelun.” |
|
3. Keskustelun päättäminen |
x |
”Halutaanko vielä käyttää puheenvuoroja? (pieni tauko…) Päätän keskustelun.” |
|
4. Yhteenvedon tekeminen
|
x |
1. Ehdokkaita yhtä monta kuin valittavia ”Vili Markola ehdotti Ninni Saaralan valitsemista hallituksen puheenjohtajaksi kaudelle 2012-2013 eikä keskustelun kuluessa tehty muita ehdotuksia.” Seuraavaksi puheenjohtaja siirtyy vaiheeseen 5: päätöksen toteaminen
2. Ehdokkaita enemmän kuin valittavia ”Vili Markola ehdotti Ninni Saaralan valitsemista hallituksen puheenjohtajaksi. Pirkko Visatie ehdotti puheenjohtajaksi Marko Kokkilaa. Ymmärsinkö tehdyt ehdotukset oikein? (pieni tauko…) Puheenjohtajan vaalissa ovat siis ehdokkaina Ninni Saarala ja Marko Kokkola
Seuraavaksi puheenjohtaja siirtyy vaiheeseen 7. vaalin toimittamistapa. |
|
5. Päätöksenteon toteaminen |
x |
”Kokous on valinnut hallituksen puheenjohtajaksi Ninni Saaralan kaudelle 2012-2013.” |
|
6. Vaalin käsittelyn päättäminen |
x |
”Esityslistan kohta 8 on loppuun käsitelty.” |
|
Jos ehdokkaita on enemmän kuin täytettäviä paikkoja, seuraa vaali
|
||
|
7. Vaalin toimittamistapa
|
x |
”Esitän suljettua lippuäänestystä. Hyväksyttäneen? (pieni tauko…) |
|
8. Vaalitapa
|
x |
”Sääntöjen x §:n mukaan yhdistyksen kokouksessa toimitettavassa vaalissa noudatetaan enemmistövaalitapaa. Sen mukaan valituksi tulevat eniten ääniä saaneet. Vaalilippuun tulee kirjoittaa ehdokkaan etu- ja sukunimi. Muita merkintöjä lippuun ei saa tehdä.” |
|
9. Ääntenlaskijoiden valinta
|
x |
”Pyydän teitä tekemään ehdotuksia ääntenlaskijoiksi.” |
|
10. Vaalitoimitus |
|
”Vaali alkaa. Pyydän ääntenlaskijoita jakamaan vaaliliput äänioikeutetuille. — Pyydän ääntenlaskijoita keräämään vaaliliput. Kiitos.” |
|
11. Vaalin tuloksen vahvistaminen |
x |
”Vaalissa annettiin yhteensä 20 ääntä, jotka jakaantuivat seuraavasti: Ninni Saarala 11 ääntä, Marko Kokkola 8 ääntä ja yksi äänesti tyhjää. Onko kenelläkään huomauttamista vaalin tuloksen suhteen? (pieni tauko…) Tulos vahvistetaan. |
|
12. Päätöksen toteaminen |
x |
”Kokous on valinnut äänestyksen jälkeen hallituksen puheenjohtajaksi Ninni Saaralan kaudelle 2012-2013.” |
|
13. Asian käsittelyn päättäminen |
x |
”Esityslistan kohta 8 on loppuun käsitelty.” |
Puhelin-, video- ja sähköpostikokous
Hyvä ja taloudellinen vaihtoehto on pitää osa hallituksen kokouksista sähköisesti joko puhelinta, videoyhteyttä tai sähköpostia hyödyntäen. Hallitus voi jo kokouspäivämääriä sovittaessa päättää, että osa kokouksista pidetään etänä. Joskus voi tulla myös yllättäen tilanne, että päätös pitää tehdä akuutissa asiassa nopeasti. Normaalista hallituksen kokouksesta on myös voinut jäädä pöydälle asia, esimerkiksi päätökseen liittyvän yksityiskohdan varmistamiseksi. Kun asia on tarkastettu, päätös voidaan tehdä luotettavasti. Tällaisiin tilanteisiin soveltuu päätöksentekotavaksi puhelin-, video– tai sähköpostikokous.
Hallitus voi keskustella sähköisesti myös ennen kokousta, pidetään kokous sitten normaalisti yhdessä tai etäyhteyden kautta. Esimerkiksi sähköposti on hyvä tapa käydä lähetekeskustelua kokousasiasta. Lähetekeskustelussa pohditaan suuntaviivoja tai annetaan näkökulmia asian valmistelijalle, joka voi olla toiminnanjohtaja, hallituksen alaisuudessa toimiva valiokunta tai työryhmä. Sähköpostilla käytävän keskustelun etuus on siinä, että ajatukset dokumentoituvat kirjallisesti kaikille jäsenille.
Puhelinkokous
Puhelinkokouksessa hallituksen jäsenet ovat samanaikaisesti puhelinyhteydessä toisiinsa ja kuuntelevat toistensa mielipiteet. Päätettävistä asioista käydään normaaliin tapaan keskustelua ja mielipiteiden vaihtoa. Keskustelun perusteella hallitus tekee päätöksensä. Puhelinkokouksessa päätös voidaan tehdä myös äänestämällä, jos muutoin ei päästä yhteiseen ratkaisuun. Selvää on, ettei salaista äänestystä voida tällaisessa kokouksessa käyttää.
Mikäli puhelinkokoukseen eivät ole voineet osallistua kaikki hallituksen jäsenet tai päätöksistä on oltu eri mieltä, on mahdollista vahvistaa tehdyt päätökset normaalissa hallituksen kokouksessa. Tällä tavalla saadaan päätökselle mahdollisimman laaja kannatus.
Halila ja Tarasti (1997) muistuttavat, että asioiden käsittely tapahtuu puhelinkokouksessa samalla lailla kuin tavallisessa kokouksessa ja puhelinkokousta määrittelee myös samat päätöksenteon moraalisäännöt. Esimerkiksi sellainen puhelinkokous ei ole yhdistyslain hengen mukainen, että puheenjohtaja soittaa vuorotellen kullekin hallituksen jäsenelle ja kysyy hänen mielipidettään. Tämä käytäntö mahdollistaa manipuloinnin ja puheenjohtajan intressin mukaisen johdattelun.
Puhelinkokous vaatii osallistujilta valmistautumista ja edellyttää erityistä selkeyttä puheenvuoroissa ja taitoa kuunnella muita. Varsinkin puheenjohtajan tulee valmistautua hyvin. Keskustelua tulee ohjata jämäkästi, jotta se ei puuroudu. Puheenvuorot tulee jakaa selkeästi ja osallistujilta edellytetään puherauhan säilyttämistä. Vain tällä tavalla voidaan käydä selkeää ja häiriötöntä keskustelua. Puhelinkokous sopii parhaiten hallituksille, jossa jäsenet tuntevat toisensa. Kun jäsenet eivät ole vielä tutustuneet ja hallituskausi on vasta aluillaan, kannattaa pitää normaaleja kokouksia.
Videokokous
Tekninen kehittyminen, esimerkiksi Skype, mahdollistaa nykyään myös yhdistysten hallitusten videokokoukset. Osallistujat kokoontuvat sovittuihin videopisteisiin ja tämän jälkeen voidaan pitää aivan normaali hallituksen kokous, jossa osallistujat kuulevat ja näkevät toisensa. Videokokouksen periaatteisiin pätee samat lainalaisuudet kuin puhelinkokouksissa, eli puheenjohtajan on pidettävä tiukasti huolta puheoikeuksista ja -rauhasta ja on suotavaa, että hallituksen jäsenet tuntevat jo toisensa.
Videokokouksissa, samoin kuin puhelinkokouksissa, tulee huomioida epätoivottu mahdollisuus teknisiin häiriötekijöihin. Yhteydet eivät aina toimi toivotulla tavalla, ääni voi pätkiä tai kuva olla huono. Osallistujien tuleekin ilmoittaa välittömästi mahdollisista teknisistä ongelmista, jotta päätöksenteko tehdään varmasti tasapuolisesti kaikkien hallituksen jäsenten kuuleminen varmistamalla.
Sähköpostikokous
Sähköpostiohjelmista riippuen voi olla mahdotonta noudattaa sitä päätöksenteon periaatetta, että kaikki hallituksen jäsenet ovat samanaikaisesti yhteydessä toisiinsa ja saavat lukea jokaisen muun hallituksen jäsenen mielipiteen. Minimiedellytys kuitenkin on, että kaikki saavat päätöksentekoon liittyvät viestit. Yksi sähköpostikokouksen soveltamistapa on sellainen, että puheenjohtaja käy keskustelua yksin jokaisen hallituksen jäsenen kanssa. Puheenjohtaja välittää viestit muidenkin nähtäväksi. On myös käytäntöjä, joissa puheenjohtaja tiedustelee jäsenten mielipidettä ja vastaukset tulevat ainoastaan puheenjohtajalle, joka kokoaa näistä päätöksen. Tämä asettaa puheenjohtajalle tiukan moraalisen vastuun yhdenvertaisesta ja oikeudenmukaisesta kohtelusta kaikkien jäsenten osalta.
Sähköpostin käyttäminen hallituksen päätöksentekomuotona edellyttää, että asiasta on sovittu hallituksen jäsenten kesken ja kaikki hallituksen jäsenet suostuvat yksimielisesti tähän menettelyyn. Päätökset tulee myös tehdä yksimielisesti eivätkä äänestyspäätökset ole mahdollisia. Tehdyistä päätöksistä tulee laatia pöytäkirja, jonka kakki hallituksen jäsenet allekirjoittavat (Halila & Tarasti 1997). Päätös on syntynyt, kun jokainen on allekirjoittanut pöytäkirjan.
Sähköpostikokousten yksi haaste on asioiden salassa pitäminen. Kuten muissakaan hallituksen kokouksissa, myöskään sähköpostikokousten sisältö ei saa vuotaa ulkopuolisille. Tämän vuoksi on tärkeää pitää huolta tietoturvasta. Esimerkiksi on ehdotonta, että sähköpostiosoite on henkilökohtainen eikä muilla ole pääsyä hallituksen jäsenen sähköpostiin.
Sähköpostikokousta määrittelevät kirjallisen päätöksenteon periaatteet. Päätöksen pitää olla yksimielinen ja sille tarvitaan koko hallituksen hyväksyntä. Kirjalliseen päätöksentekoon liittyy myös se, että siihen osallistuvat hallituksen varsinaiset jäsenet. Varajäsen voi osallistua päätöksentekoon vain, jos varsinainen jäsen on esteellinen päätettävän asian suhteen. Toinen mahdollinen tilanne on, että varsinainen jäsen on ilmoittanut hänellä olevan määräaikaisen esteen. (Riitesuo 1996.)
Kokousten erilaiset tarkoitukset
Aina kokouksia ei pidetä pelkästään päätöksentekoa varten. Kokouksissa käsitellään usein myös erilaisia asioita, joiden käsittelyyn tulee suhtautua eri tavoin. Joitain asioita ideoidaan, toisia suunnitellaan ja kolmansista täytyy tehdä päätös. Yksittäisen hallituksen jäsenen osallistumisen ja koko ryhmän toiminnan kannalta on tärkeää erottaa nämä kokousasioiden erilaiset piirteet ja toimintatavat niitä käsiteltäessä.
Ideointia vaativissa asioissa vapaa keskustelu on keskeisessä asemassa. Kunkin jäsenen tulee voida rohkeasti esittää ajatuksiaan ideoitavasta asiasta, esimerkiksi vapaaehtoistoiminnan kehittämisestä. Ideoinnissa on tärkeää, että uskalletaan heittää ilmaan erilaisia ajatuksia, myös sellaisia, jotka eivät heti tunnu realistisilta. Luovat ja uudet toiminnat lähtevät usein haavekuvista tai unelmatavoitteista. Näiden ideoiden aikaansaamiseksi ja kaikkien osallistumisen rohkaisemiseksi voidaan käyttää perinteisestä kokoustoiminnasta poikkeavia malleja. Puheenjohtaja voi esimerkiksi organisoida osallistujat toimimaan ideariihissä. Ideointia ja luovuutta vaativissa asioissa voidaan pitää myös erilaisia kehittämispäiviä, jolloin jo tilaisuuden muoto ja ehkä vapaampi aikataulu mahdollistaa luovuuden ja asian ideointiin heittäytymisen.
”Hyvä jääkiekkoilija pelaa siellä, missä kiekko on. Loistava jääkiekkoilija pelaa siellä, missä kiekko tulee olemaan.”
Wayne Gretzky, jääkiekkoilija
Hallituksen kokouksissa käsitellään usein myös asioita, joiden tarkoitus on jäsenten informointi. Tuolloin jäsenille jaetaan tietoa yhdistyksen toiminnasta, esimerkiksi taloustilanteesta, hankkeen etenemisestä tai toimintaa säätelevän lain muutoksista. Näistä asioista ei tehdä päätöksiä. Informoitavista asioista voidaan aina keskustella, mutta niihin ei kannata käyttää liikaa aikaa silloin, kun hallitus ei voi asiaan vaikuttaa, esimerkkinä voimaantullut uusi laki. Informaation tehtävänä on antaa hallituksen jäsenille paras mahdollinen tieto ja ymmärrys yhdistyksen toimintaympäristöstä.
Toisinaan hallitus joutuu kokoontumaan jonkin ongelman ratkaisemiseksi. Esimerkiksi yhdistyksen toiminnanjohtaja on irtisanoutunut tai tarvitaan yllättäen uudet toimitilat vesivahingon vuoksi. Tällöin ongelman ratkaisu voi vaatia huolellista keskittymistä asiaan ja on hyvä, jos kokoukseen ei tuolloin tuoda muita asioita. Aika käytetään siihen, että ongelma pyritään ratkaisemaan mahdollisimman kestävällä ja tilanteen vaatimalla tavalla. Ongelman ratkaisemisessa on tärkeää huomioida ratkaistavan asian luonne ja ottaa huomioon kaikki sitä koskevat näkökulmat.
Puheenjohtaja voi esimerkiksi organisoida hallituksen työskentelemään niin, että tilanteen ratkaisemiseksi luodaan muutamia erilaisia vaihtoehtoja, joista hallitus valitsee sopivimman ratkaisun ongelmaan. Voi myös olla, että toiminnanjohtaja on ehtinyt valmistelemaan asiaa niin, että hän on kerännyt ongelmaan liittyvää informaatiota ja valmistellut erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja. Parhaassa tapauksessa valmistelussa on tehty jo tiettyjä tulevaisuuden skenaarioita siitä, mitä eri vaihtoehtojen toteuttaminen tarkoittaa yhdistyksen tulevaisuuden kannalta.
Valintojen vaikutuksia on syytä miettiä pitkäjänteisen yhdistystoiminnan turvaamiseksi. Vaikka ongelmanratkaisu tulee usein yllättäen ja aikaa päätöksen tekemiseen on vähän, tulee varmistaa ratkaisun lainmukaisuus ja päätöksenteon päätösvaltaisuus. Näin vältytään lisäongelmilta, kuten esimerkiksi valitusprosesseilta.
Tyypillinen hallituksen kokousasian tarkoitus on päätöksenteko. Asiaa on voitu ideoida ja suunnitella jo aiemmin tai asia voidaan tuoda heti päätettäväksi. Huolellinen valmistelu on päätöksenteon ydin, mutta on myös tärkeää tehdä päätös silloin kun on sen aika. Esimerkiksi tietyt lakisääteiset päätökset on tehtävä ajallaan yhdistyksen vuosikokoukselle, tai rahoitushakemuksiin liittyvissä päätöksissä on selvät aikarajat, jolloin päätöksentekoa ei voi venyttää. Jos keskeisiä päätöksiä ei saada tehtyä, se voi aiheuttaa uhan tulevaisuuden toiminnan jatkumiselle tai pahimmillaan se halvaannuttaa koko yhdistyksen toiminnan. Asian huolellinen valmistelu, päätöksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden varmistaminen, riittävä keskustelu ja päätöksentekoprosessin kirjallinen dokumentointi mahdollistavat hyvän päätöksen.