Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta
Tässä luvussa käsitellään hallituksen vastuita erityisesti lain vaatimusten näkökulmasta.
Hallitus kantaa vastuun yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta sekä niiden suunnittelusta, seurannasta ja raportoinnista. Sen tulee järjestää yhdistyksen hallinto niin, että se täyttää lain, hyvän hallinnon ja kirjanpitotavan vaatimukset. Toiminnan ja talouden seuranta edellyttää hallitukselta aktiivista roolia valvojana koko toimintavuoden ajan. Yhdistyksen hallituksen tulee myös varmistaa, että hallintoon on annettu riittävät resurssit toiminnallisten tavoitteiden ja talouden hoitamiseksi.
Tässä luvussa on käsitelty hallituksen vastuita erityisesti lain vaatimusten näkökulmasta. Yhdistyshallintoa säätelevä laki on hyvä tuntea, sillä mikäli hallitus ei hoida vastuitaan, se voi joutua kantamaan asiasta oikeudellista vastuuta. Hallituksen vastuista määritellään muun muassa yhdistyslaissa, joka muuttui 1.9.2010 alkaen. Yhdistysten taloutta koskeviin lainsäädännön muutoksiin voi tutustua esimerkiksi Oikeusministeriön Yhdistyslakioppaasta. Taloushallintoon liittyvä tilintarkastuslaki löytyy kokonaisuudessaan Oikeusministeriön Finlex-sivustolta. Myös Patentti- ja rekisterihallinnon Yhdistysrekisteriin kannattaa perehtyä.
Lähteenä tässä luvussa on hyödynnetty Suomen Liikunta ja Urheilun tekemää hyvän hallinnon ohjeistusta, jossa käsitellään monipuolisesti yhdistysten hallinto- ja talousvastuita. Linkin sähköiseen Hyvä hallinto lajiliitossa -oppaaseen ja muihin yllämainittuihin sivustoihin löydät kirjallisuusluettelosta. Hallintoa määrittelevien lakien lisäksi on erittäin tärkeää tutustua myös oman yhdistyksen sääntöihin sekä tarkemmin taloudenohjausta määritteleviin talous- ja toimintasääntöihin.
Hallitus edustaa, ohjaa ja valvoo
Hallitus on yhdistyksen lakimääräinen edustaja eli se voi toimia yhdistyksen puolesta kolmanteen tahoon päin. Hallitus voi tehdä yhdistyksen puolesta kirjallisia ja suullisia sopimuksia ja muita oikeustoimia. Edustamista rajaavat yhdistyslaki, säännöt ja yhdistyksen kokouksessa tehdyt päätökset. Hallituksen jäsenen tehtävä on myös hallituksen edustajana välittää yhdistykseen liittyviä tietoja. Hallituksen edustusoikeuteen liittyy myös velvollisuus, jossa kaikki yhdistykseen liittyvä tieto, joka tulee hallituksen jäsenelle, tulee saattaa yhdistyksen tietoon.
Yhdistyksen hallitus päättää tyypillisesti joidenkin hallituksen jäsenten roolista yhdistyksen nimenkirjoittajina. Yhdistystä voi edustaa myös nimenkirjoittaja tai valtuutettu. Ellei yhdistyksen säännöt muuta määrää, on hallituksen puheenjohtajalla yksin oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi. Jos yhdistyksen säännöissä määrätään nimenkirjoitusoikeus yhdessä useammalle henkilölle, on hallituksen puheenjohtaja aina yksi nimenkirjoittajista. Nimenkirjoittajan edustusvalta on sama kuin hallituksen, ellei sitä ole rajattu. Edustusvalta ei kuitenkaan anna nimenkirjoittajalle päätösvaltaa, vaan se kuuluu aina hallitukselle. Valtuutus on hyvä perustua aina kirjalliseen valtuutukseen (valtakirja) tai se voi perustua henkilön asemaan yhdistyksessä. Esimerkiksi toiminnanjohtaja voi usein asemansa perusteella ja toimenkuvansa mukaisesti tehdä yhdistystä sitovia toimia. Toiminnanjohtajan ja mahdollisesti myös muiden työntekijöiden toimenkuvat on hyvä olla kirjattu esimerkiksi yhdistyksen toimintasääntöön tai -ohjeeseen.
Kuten Lindgren muistuttaa (2002) hallituksen on toiminnassaan ajettava aina yhdistyksen etua. Tätä ei saa estää tai häiritä se, että hallituksen jäsenet tulevat hallitukseen jonkun valitsemina tai esimerkiksi joltain maantieteelliseltä tai muulta alueelta. On inhimillistä, että hallituksen jäsenen oma tausta vaikuttaa siihen, mitä asioita hän pitää tärkeänä ja mitä hän haluaa edistää. Hänen tulee kuitenkin osata laittaa yhdistyskokonaisuuden etu yksilö- tai ryhmäetujen edelle.
”On osattava tehdä koviakin päätöksiä tarvittaessa. Kaikki ratkaisut tulen tekemään aina joukkueen parasta ajatellen.”
Tuomas Sammelvuo, lentopallovalmentaja
Hallituksen valvontatehtävä tarkoittaa, että yhdistyksen toiminnalle asetetut tavoitteet saavutetaan ja että sen käytössä olevat resurssit hyödynnetään taloudellisesti. Yhdistyksen toimintaa tulee arvioida sekä sosiaalisten että taloudellisten tulosten näkökulmasta. Toiminnan seurannassa ja arvioinnissa täytyy ottaa huomioon myös muiden sidosryhmien, kuten rahoittajien vaatimukset valvonnan osalta. Hallituksen tulee varmistua siitä, että yhdistyksen taloudesta ja toiminnasta tuotetaan riittävästä ja oikeasisältöistä tietoa. Tätä tavoitteiden seurantaa varten on oltava käytössä oikeat ja riittävät mittarit. Arvioinnin tueksi on luotu erilaisia työkaluja ja omaisjärjestötyön arviointiin on luotu oma Millä korteilla pelaat -arviointimalli.
Hallituksen tulee valvoa, että yhdistyksessä noudatetaan tarvittaessa julkisissa hankinnoissa sovellettavia säännöksiä ja menettelytapoja. Lisäksi rahankeräyslain noudattamisen valvonta kuuluu hallitukselle. Hallituksen valvontatehtävä pitää sisällään myös riskien analyysin. Riskit voivat liittyä rahoitukseen tai toimintaympäristön muutoksiin, kuten esimerkiksi lakimuutoksiin, asiakaskuntaan tai henkilöstöön. Omaisuuteen liittyvät riskit saadaan yleensä vakuutettua, mutta vakuutusturvan taso ja muu oikeudellisuus on syytä käsitellä hallituksessa vuosittain.
Taloudenhallinnan lähtökohtana realistinen budjetointi
Omaisyhdistyksen hallitus vastaa siitä, että yhdistyksen toiminnalle laaditaan realistinen budjetti eli talousarvio. Sen tulee noudattaa toimintasuunnitelman rakennetta, ja talousarviota laadittaessa tulee pohtia mahdollisia ennakoimattomia kuluja ja maksuja. Talousarvio hyväksytään yhdistyksen syyskokouksessa. Usein kuitenkin yhdistysten rahoituspäätökset, esimerkiksi Raha-automaattiyhdistyksen myöntämät avustukset, eivät ole tulleet vielä yhdistyksen kokoukseen mennessä, joten tarkennettu talousarvio hyväksytään hallituksen kokouksessa toimintavuoden alussa.
Hallitus vastaa talousarvion toteutumisen seurannasta ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Tällä tarkoitetaan yhdistyksen omaa valvontaa, jonka periaatteita noudattamalla yhdistyksen taloutta seurataan ja valvotaan. Sisäiseen valvontaan kuuluu muun muassa se, kenellä on oikeus tehdä sopimuksia tai hankintoja, kenellä on pankkitilien käyttöoikeus, kuka valvoo menojen tarpeellisuutta ja asianmukaisuutta, miten riskien analyysi ja seuranta tapahtuu. Periaatteet ja valvonnan toteutus määritellään yhdistyksen taloussäännöissä tai sitä vastaavassa asiakirjassa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa yhdistyksen toiminnan lainmukaisuus ja asianmukaisuus, talousinformaation luotettavuus sekä sovittujen sääntöjen ja toimintaperiaatteiden toteutuminen.
Valvontavelvollisuuden toteuttamiseksi hallituksen on saatava riittävästi informaatiota päätöksenteon tueksi. Sille tulee raportoida säännöllisesti omaisyhdistyksen talouden tilasta, rahoituksesta, toiminnasta ja mahdollisista talousarvion poikkeamista. Jotta hallitus voi hoitaa valvontatehtävänsä, on tärkeää, että raportointi on selkeää ja avointa. Raporttien on syytä olla myös aina ajantasaisia ja kirjallisessa muodossa. Koska toiminnan toteutuminen harvoin vastaa toimintavuoden talousarviota, on poikkeavuudet ja mahdolliset epäonnistumiset myös kirjattava avoimesti.
Tilinpäätöksen laatiminen
Lainmukaisesti laaditun ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti tehdyn kirjanpidon, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen varmistaminen on yhdistyksen hallituksen vastuulla. Omaisyhdistyksen hallituksen tulee huolehtia siitä, että yhdistyksellä on riittävät resurssit tuottaa sekä lakisääteiset että valvonnan kannalta tarpeelliset talousraportit. Kirjanpidon avulla tulee saada selkeä ja eritelty kuva yhdistyksen eri osa-alueiden taloudellisesta tilanteesta ja tuloksesta. Tilikauden päätteeksi hallitus allekirjoittaa yhdistyksen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen. Hallituksen kaikkien jäsenten allekirjoitusta ei vaadita, vaan riittää, että asiakirjat allekirjoittaa juuri sillä hetkellä toimi- ja päätösvaltainen hallitus.
Yhdistyksellä on yhdistyslain mukaan oltava joko tilintarkastaja ja/tai toiminnantarkastaja. Alla taulukko toiminnan- ja tilintarkastuksen eroista (muokattu Paasolainen 2011).
Toiminnantarkastaja
- on luonnollinen henkilö, ei voi olla yhteisö
- oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden on tarpeellista tehtävää suoritettaessa
- ei saa olla vajaavaltainen tai konkurssissa
- toimintavaltuudet eivät saa olla rajoitettuja
- oltava riippumaton tarkastusta suorittaessaan
Toiminnantarkastus
- tarkastettava yhdistyksen talous ja hallinto toiminnan edellyttämässä laajuudessa
- annettava kirjallinen toiminnantarkastuskertomus
- tarkastuskertomus annetaan tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen kokoukselle
- tarkastuskertomuksessa on mainittava, jos on ilmennyt yhdistykselle aiheutuneen vahinkoa
- tarkastuskertomuksessa on mainittava, jos on havaittu rikotun yhdistyslakia tai sääntöjä
- hallituksen on avustettava toiminnantarkastajaa
- toiminnantarkastajaa koskee sama salassapitovelvollisuus kuin tilintarkastajaa
- toiminnantarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen kokouksessa, jos käsiteltävät asiat edellyttävät hänen läsnäoloaan
Tilintarkastaja
- luonnollinen henkilö tai tilintarkastusyhteisö
- KHT-tilintarkastaja on Keskuskauppakamarin hyväksymä tarkastaja tai sen hyväksymä tilintarkastusyhteisö
- ei saa olla vajaavaltainen tai konkurssissa
- ei saa olla liiketoimintakiellossa, eikä hänen kelpoisuutensa saa olla rajoitettu
- tilintarkastusyhteisön on ilmoitettava yhdistykselle, kenellä tarkastusyhteisössä on päävastuu tarkastuksen suorittamisesta
Tilintarkastus
- tarkastettava tilikauden kirjanpito
- tarkastettava tilinpäätös
- tarkastettava toimintakertomus
- tarkastettava hallinto (pöytäkirjat ja vastuuvelvollisten toiminta)
- tarkastuksesta on tehtävä tilinpäätökseen merkintä
- on annettava tilikaudelta tarkastuskertomus, joka on päivättävä ja allekirjoitettava
Yhdistyslaki määrää, että yhdistyksellä on oltava toiminnantarkastaja, jos sillä ei ole tilintarkastajaa. Jos valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, on lisäksi valittava varatoiminnantarkastaja. Jos yhdistykselle on valittu vain yksi tilintarkastaja eikä tämä ole tilintarkastusyhteisö, on silloin valittava ainakin yksi varatilintarkastaja. Yhdistyksen on valittava tilintarkastaja, jos kaksi seuraavista kolmesta ehdosta täyttyy:
- taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
- liikevaihto tai vastaava tuotto on yli 200 000 euroa
- palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä
Yhdistyksen kokous valitsee sille vuosittain tarkastajan, joka on asiantunteva ja hallitsee yhdistysten taloushallinnon ja toiminnan erityispiirteet. Vaikka tilintarkastuslaki ja yhdistyslaki eivät edellyttäisi tilintarkastajan valintaa (eli yllämainituista ehdoista ei täyty kahta), voi yhdistys valita itselleen tilintarkastajan. Valinnan on oltava myös yhdistyksen sääntöjen mukainen. Ennen yhdistyksen kokouksen tekemää valintaa on selvitettävä tarkastajan riippumattomuus sekä pyydettävä tämän suostumus tehtävään.
Tilinpäätöksen vahvistaa tyypillisesti yhdistyksen kevätkokous. Vahvistamisen yhteydessä tilinpäätöstä eikä toimintakertomusta voi enää muuttaa. Tilintarkastaja voi antaa hallitukselle tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastusraportin, joka sisältää tarkastushavaintoja, joita ei esitetä tilintarkastuskertomuksessa. Tulee muistaa, että tilintarkastus ei korvaa hallituksen valvontavastuuta. Tarkastaja tekee yhdistyksen talouden laillisuustarkastuksen, joten se ei esimerkiksi ota kantaa toiminnallisten päätösten tarkoituksenmukaisuuteen eli siihen ovatko tehdyt päätökset olleet linjassa toiminnan tavoitteiden kanssa.
Vuosikertomuksessa esitetään toiminnan tulokset ja vaikutukset
Yhdistyksen on hyvä kertoa lakisääteisiä ehtoja laajemmin toimintavuoden tuloksista vuosi- tai toimintakertomuksessa. Se on vapaamuotoinen kertomus yhdistyksen aikaansaannoksista vuoden aikana. Vuosikertomuksessa tuloksia heijastetaan asetettuihin tavoitteisiin, pohditaan mitä saavutettiin ja arvioidaan mitä mahdollisesti jäi saavuttamatta ja mistä syystä näin tapahtui. Tästä analyysistä nousee esiin toiminnan tulevat kehityskohteet ja tavoitteet. Vuosikertomuksessa kerrotaan, mikä on yhdistyksen toiminnan tarkoitus, sen arvot ja miten ne ovat toteutuneet toiminnassa. Vuosikertomuksessa annetaan myös selvitys yhdistyksen taloudellisesta tuloksesta ja rahoituksesta. Se on hyvä paikka pohtia yhdistyksen taloudellisia ja sosiaalisia riskejä sekä tulevaisuuden näkymiä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi yleinen yhteiskunnallinen kehitys, lainsäädännön muutokset, henkilöstövoimavarat, yhdistystoimijoiden aktiivisuuden muutokset tai yhdistyksen tunnettavuus. Vuosikertomukseen sisällytetään myös yhdistyksen tilinpäätös.
”Tarkoitus ei ole vain kehittyä vaan haluamme saada myös tuloksia.”
Mauro Berruto, lentopallovalmentaja
Vuosikertomus on tärkeä tietolähde yhdistyksen eri sidosryhmille. Niinpä se tulee laatia siten, että se antaa oikean ja riittävän kuvan tilikauden tuloksesta ja yhdistyksen tilanteesta myös sellaiselle henkilölle, joka ei välttämättä tunne yhdistyksen toimintaa. Vuosikertomus on hyvä väline raportoida sidosryhmiä toiminnasta, joten sen voi julkaista yhdistyksen nettisivuilla, josta se on julkisesti kaikkien saavutettavissa.
Vuosittain yhdistyksille ja säätiöille tarkoitetun Avoin raportointi -kilpailun järjestäjä PricewaterhouseCoopers Oy on laatinut hyvän raportointitavan periaatteet. Linkki Hyvä raportointitapa -oppaaseen löytyy kirjallisuusluettelosta. Tähän on kerätty muutamia hyviä periaatteita vuosikertomuksen rakentamisen tueksi:
- kerro toiminnan tarkoitus ja päämäärät sekä toimintaa ohjaavat arvot
- kerro miten toiminnan tavoitteet ovat toteutuneet toimintavuoden aikana
- tuo esiin toiminnan taloudelliset ja sosiaaliset tulokset ja vaikutukset
- kerro selkeästi, miten toiminta on rahoitettu ja miten varat on käytetty
- yhdistä toiminnan ja rahoituksen kuvaus tilinpäätöksen lukuihin
- esitä tuloksen muodostuminen riittävän yksinkertaisesti
- mieti kenelle kirjoitat. Huomioi sidostyhmien erilaiset tarpeet ja keskity olennaisiin asioihin
- kirjoita selkeästi ja yksinkertaisesti niin, että kaikki ymmärtävät
- käytä kuvia, taulukoita ja tunnuslukuja kuvaamaan toiminnan tuloksia
- huolehdi raportin saatavuudesta esimerkiksi internet-sivuilla
Hallituksen oikeudelliset ja moraaliset vastuut
Hallituksen vastuita voidaan tarkastella niin oikeudellisista, tuloksellisista kuin moraalisista näkökulmista. Hallituksen tuloksellisuutta tai moraalista toimintaa arvioi yhdistyksen kokous, mutta oikeudellisista vastuista on määritelty laissa. Tulosvastuu on yhdistyksen näkökulmasta keskeinen, sillä yhdistyksen menestyminen on selkeästi hallituksen vastuulla. Hallituksen toiminnan tulostavoitteita ovat yleensä yhdistyksen toiminnan määrä ja laatu, talouden hallinta, taloudellinen tuloksellisuus, toiminnan jatkuvuus ja riskitilanteilta välttyminen. Moraalinen vastuu on puolestaan velvollisuuksia jäsenkuntaa kohtaan. Tämä tarkoittaa esimerkiksi aktiivista vastuuta viestittää yhdistyksen ja hallituksen toiminnasta. Hallituksen oikeudellinen vastuu muodostuu juridisesti vahingonkorvausvastuusta ja rikosoikeudellisesta. (Lindgren 2002, Paasolainen 2011.)
Vastuun kantaminen voi kohdistua hallitukseen kokonaisuutena tai yksittäiseen hallituksen jäseneen. Jäsenen saattaa vapauttaa vastuusta eriävä mielipide pöytäkirjassa ja poissaolo kokouksesta, jossa vastuun syntynyt päätös on tehty. Lindgren (2002) muistuttaa, että ainoa varma tapa välttyä vastuusta on kuitenkin eroaminen hallituksesta ennen päätöksen tekemistä. Mikäli näin äärimmäiseen tilanteeseen ollaan ajautumassa, on hallituksen hyvä kriittisesti arvioida tilannetta ja päätöksen perusteltavuutta. Jos hallituksen jäsen katsoo päätöksen olevan lain tai yhdistyksen edun vastainen, on hyvä saattaa asia jäsenistön tietoon ja ottaa tarvittaessa asia esille yhdistyksen tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan kanssa.
Hallinnollisten vastuiden varalta yhdistys voi myös harkita vastuuvakuutusta. Voi jopa olla suositeltavaa, että yhdistys ottaa hallintoelintensä turvaksi hallinnonvastuuvakuutuksen, joka tavallisesti kattaa vakuutuksenottajana olevalle yhdistykselle tai sivulliselle aiheutetut taloudelliset vahingot sekä korvausvelvollisuutta koskevan oikeudenkäynnin kustannukset. Vakuutettuja ovat yleensä vakuutuksenottajan johtava toimihenkilö, tämän varamies sekä hallituksen jäsenet ja varajäsenet.
Vahingonkorvausvastuu
Hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimiessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee tätä lakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa. Työntekijän asemassa olevan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään erikseen. Tilintarkastajan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään tilintarkastuslain 51 §:ssä. (Yhdistyslaki 6 luku 39 §)
Hallituksen jäsen tai hallituksen ulkopuolinen toimihenkilö, kuten esimerkiksi taloudenhoitaja, voi joutua korvausvelvolliseksi yhdistykselle, jos hän on aiheuttanut vahinkoa. Korvausvelvollisuuden syntyminen edellyttää, että on aiheutunut todellista vahinkoa ja tämä on aiheutunut toimijan tahallisesta teosta tai huolimattomuudesta. Korvausvelvollinen on henkilö, joka on osallistunut päätöksen tekemiseen tai sen täytäntöönpanoon. Hallituksen tai sen yksittäisen jäsenen, toimihenkilön tai toiminnantarkastajan joutuminen korvausvelvolliseksi yhdistykselle edellyttää, että yhdistyksen tai valtuuston kokous päättää nostaa kanteen heitä vastaan oikeudessa. Kuten Paasolainen (2011) toteaa, tällainen on käytännössä harvinaista.
Korvausvelvollisuus voi syntyä, jos
- osallistuu vahinkoa tuottavan päätöksen tekemiseen
- osallistuu vahinkoa tuottavan päätöksen toimeenpanoon
- laiminlyö valvontavelvollisuuden
- laiminlyö tarkastusvelvollisuuden
Korvausvastuuta ei yleensä katsota olevan, jos
- ei ole osallistunut vahinkoa aiheuttaneen päätöksen tekemiseen
- on esittänyt asiassa perustellun eriävän mielipiteen
- ei ole osallistunut päätöksen toimeenpanemiseen
Hallituksen jäsen, ulkopuolinen toimihenkilö tai toiminnantarkastaja voi joutua korvausvelvolliseksi yhdistyksen jäsenelle tai ulkopuoliselle aiheuttamastaan vahingosta. Tämä korvausvelvollisuus voi syntyä yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla. Korvausvelvollisuuden toteutuminen edellyttää, että yhdistyksen jäsen tai ulkopuolinen henkilö nostaa kanteen oikeudessa hallitusta, sen jäsentä, toimihenkilöä tai toiminnantarkastajaa kohtaan. Nämäkin tilanteet ovat onneksi harvinaisia. (Paasolainen 2011.)
Rikosoikeudellinen vastuu
Rikosoikeudellinen vastuu on harvinainen omaisyhdistyksen hallituksen toiminnassa. Tyypillisimmin tämä vastuu korostuu esimerkiksi ammattiyhdistyksissä. Lain mukaan vastuusta kuitenkin määrätään:
Jos se, jonka tehtävänä on hoitaa toisen taloudellisia tai oikeudellisia asioita, väärinkäyttää luottamusasemaansa 1) ryhtymällä sellaiseen toimeen johon hänellä ei ole oikeutta, tai 2) jättämällä tehtävänsä kokonaan tai osaksi suorittamatta ja siten aiheuttaa vahinkoa sille jonka asioita hänen tulee hoitaa, hänet on tuomittava luottamusaseman väärinkäytöksestä sakkoon tai vankeuteen enintään kahdeksi vuodeksi. (Rikoslaki 36 luku 5 §)