Rekrytointi ja työsuhteen aloitus

”Rekrytoinnissa voi hyödyntää esimerkiksi oikotie- ja mol.fi palveluita. Työpaikkailmoitus kannattaa lisätä myös omille verkkosivuille ja somekanaviin.”

Johdanto

Tässä luvussa käsitellään rekrytointia ja työsuhteen aloitukseen liittyviä asioita. Tällaisia ovat mm. työpaikkailmoituksen jättäminen, rekrytointiprosessi haastatteluineen, työsopimuksen teko ja perehdytys. Rekrytointi on upea mahdollisuus saada uusi, osaava ammattilainen työyhteisöön, mutta samalla suuri riski epäonnistuessaan. Rekrytointiin kannattaa panostaa aikaa ja vaivaa.

Rekrytoinnin prosessi

Järjestö saa rahoituksen hankkeeseen tai toimintoon, johon palkataan työntekijä
Toiminnanjohtaja tekee esityksen hallitukselle rekrytoinnin käynnistämisestä, työntekijän arvioidusta aloitusajankohdasta, tehtävään palkattavan työntekijän tehtävänimikkeestä sekä muista työsuhteen käytännön asioista.
Hallitus valtuuttaa toiminnanjohtajan käynnistämään rekrytoinnin.
Toiminnanjohtaja pyytää sihteeriä tai hankehakemuksen täyttäjää luonnostelemaan työpaikkailmoituksen, joka katsotaan yhdessä ennen rekrytoinnin käynnistämistä.
Toiminnanjohtaja sopii sihteerin kanssa, mihin kaikkiin paikkoihin työpaikkailmoitus jätetään.
Työnhakuilmoitus on auki minimissään kaksi viikkoa.
Hakemukset tulevat sihteerille ja sihteeri tallentaa hakemukset koneelle ja tekee niistä tiivistelmän toiminnanjohtajalle ja muille haastattelijoille. Tiivistelmässä on mainittu hakijan nimi, ikä, paikkakunta, koulutus, työkokemus, palkkatoive ja muut erityisosaamiset.
Hakuajan päätyttyä sihteeri lähettää hakemukset ja tiivistelmän toiminnanjohtajalle ja muille rekrytoinnista vastaaville.
Sihteeri ja rekrytoitavat joutuvat hävittämään tiivistelmät rekrytoinnin päätyttyä. Myös hakemukset (valittujen) hävitetään rekrytoinnin päätyttyä ja ainoastaan potentiaaliset hakemukset säilytetään. Niistä tehdään rekisteriseloste ja ilmoitetaan hakijoille hakuvaiheessa, että voidaanko hakemukset säilyttää.
Jokaisella rekrytoijalla on aikaa kolme päivää lukea hakemukset ja tehdä ehdotukset toiminnanjohtajalle viidestä haastateltavasta.
Toiminnanjohtaja tekee lopullisen päätöksen haastateltavista muiden rekrytoijien ehdotusten perusteella peilaten omaan näkemykseensä. Haastatteluun valituilta voidaan pyytää myös videoesittely seuraavassa vaiheessa ennen haastattelua.
Sovitaan haastattelupäivä ja toiminnanjohtaja ilmoittaa sihteerille haastateltavien nimet.
Sihteeri soittaa haastateltaville ja sopii haastatteluajat samalle päivälle 45 minuutin välein.
Sihteeri laittaa sähköpostilla haastateltaville vahvistukset haastatteluajoista.
Haastattelut suoritetaan samana päivänä ja sen päätteeksi on haastattelijoiden kesken loppukeskustelu siitä, kuka suoriutui parhaiten. Jos ei päästä yhteisymmärrykseen, mietitään valintaa muutama päivä.
Kaksi haastatteluista parhaiten suoriutunutta lähetetään soveltuvuustesteihin.
Toiminnanjohtaja on yhteydessä parhaiten soveltuvuustesteissä suoriutuneen suosittelijoihin.
Toiminnanjohtaja esittää hallitukselle rekrytoitavaa ja mikäli hän ei suostu, seuraavaksi rekrytoitavaa.
Hallitus tekee päätöksen työntekijän palkkaamisesta.
Toiminnanjohtaja soittaa uudelle työntekijälle ja sopii työsuhteen aloituksesta.

Työpaikkailmoitus mol.fi palveluun

Ilmoita avoin työpaikka

Työpaikkailmoitus oikotie.fi palveluun

Ilmoita avoin työpaikka

Työpaikan voi ilmoittaa myös osoitteeseen oikotie.työ[email protected].

Monster.fi rekrytoinnin kymmen sääntöä

Vinkkilista rekrytointiin

Työpaikkailmoituksen teko

Työpaikkailmoituksen teossa kannattaa hyödyntää benchmarkkausta. Työpaikkailmoituksen muotoutumisessa auttaa erilaisten ilmoitusten vertailu verkossa. Bechmarkkausta kannattaa tehdä saman toimialan yrityksiin ja järjestöihin. Työpaikkailmoituksen mallipohjaan voit tutustua täällä.

Toiminnanjohtajan rekrytointikysymykset

Tätä kysymyspatteristoa voit käyttää apuna rekrytoitaessa toiminnanjohtajaa tai toiminnasta vastaavaa. Lisää
kysymyspatteristoon omat haastattelukysymyksesi. Kysymyspatteriston löydät täältä.

Työntekijän rekrytointikysymykset

Tätä kysymyspatteristoa voit käyttää apuna rekrytoitaessa työntekijää. Lisää
kysymyspatteristoon omat haastattelukysymyksesi. Kysymyspatteriston löydät täältä.

Miten arvioida työntekijän palkkaamisen kustannukset?

Työnantajan on tärkeää osata arvioida työntekijän palkkaamiseen liittyvät kuukausittaiset kulut. Työntekijän palkkakulujen arvioinnissa voi hyödyntää esimerkiksi netistä löytyviä valmiita laskureita, jotka laskevat sekä työntekijän palkasta perittävät kulut, että työnantajan maksamat kulut palkan päälle. Tutustu esimerkiksi tähän Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiön Elon Palkkalaskuri -pohjaan.

”Työnantajan on hyvä tiedostaa perhevapaalle jääneen työntekijän sijaisen kanssa tehtävän työsopimuksen erityismerkintä sijaisuudesta. ”

Työsopimus tulee tehdä, kun työtä tehdään työnantajan lukuun, työn tekemisestä sovitaan, työtä tehdään työnantajan johdon ja valvonnan alaisena (direktio-oikeus), työstä saa vastiketta (palkkaa tai luontaisetua) ja kun työtä ei tee itsenäinen yrittäjä työnantajan hyväksi.

Työsopimuslaki

Työsopimuspohja ja niiden yleiset ohjeet

Hyvinvointiala on julkaissut työsopimuspohjan ja siihen liittyviä ohjeita.

Työsopimuslaki (TEM)

Työ- ja elinkeinoministeriö työsopimuslaki

Työsopimus

Tässä luvussa käsitellään työsopimukseen liittyvät teemat. Kappaleen lopussa on linkkilista lisätiedon lähteille ja aiheeseen liittyvään lainsäädäntöön. Jokaista sopimustilannetta tulee tarkastella tapauskohtaisesti ja sopimuksen solmimistilanteessa kannattaa konsultoida tarvittaessa työnantajaliiton lakineuvontaa. Työsopimuksen teossa kannattaa hyödyntää valmista työsopimuspohjaa. Työsopimuspohja löytyy oman liiton sivuilta. Esimerkiksi FinFami keskusliitto kuuluu Hyvinvointialaan, joka tarjoaa monipuolista neuvontaa (lakimiesneuvontaa) työnantajille sekä monia materiaaleja, kuten valmiita työsopimuslomakkeita.

Milloin syntyy velvoite työsopimuksen tekoon?

Kun työtä tehdään työnantajan lukuun
Työn tekemisestä sovitaan
Työtä tehdään työnantajan johdon ja valvonnan alaisena (työnantajalla on direktio-oikeus työhön)
Työstä saa vastiketta joka on palkkaa tai luontaisetua
Työtä ei tee itsenäinen yrittäjä työnantajan hyväksi. Esimerkiksi yrittäjän kanssa ei tehdä työsopimusta, jos työ ostetaan häneltä.

Työsopimuksen prosessi

Toiminnanjohtaja ehdottaa hallitukselle työntekijän palkkaamista työsuhteeseen.
Hallitus päättää työsuhteen laadun, palkan, työsuhteen aloitusajankohdan, koeajan ja sen, kuka palkataan, jos työntekijän kanssa ei päästä sopuun työsuhteen ehdoista.
Toiminnanjohtaja soittaa työtehtävään valitulle valinnasta
Toiminnanjohtaja sopii työntekijän kanssa aloitusajankohdan ja työsopimuksen allekirjoituspäivämäärän. Työsopimuksen allekirjoitus voidaan tehdä sähköisessä allekirjoitusjärjestelmässä, joista esimerkkinä Visma Sign.
Toiminnanjohtaja hyödyntää työsopimuksen teossa valmista sopimuspohjaa (kannattaa tiedustella omalta työnantajaliitolta) ja lisää sinne tarvittavat tiedot kuten työehtosopimus, luontaisedut, koeaika, palkka.
Työntekijä aloittaa työtehtävässä ja koeaikana seurataan työntekijän suoriutumista työtehtävästä. Työntekijälle järjestetään laadukas perehdytys.
6 kuukauden koeaika on maksimi. Aina voidaan tarvittaessa sopia lyhyemmästä koeajasta ja koeajan pituus tarkistetaan aina työehtosopimuksesta.

Työnantajan velvollisuudet

Työsopimuksen noudattaminen ja palkanmaksuvelvollisuus
Työntekijöiden tasapuolinen kohtelu
Johtaa ja valvoa työtä
Työn järjestäminen niin, että työntekijä tietää tehtävänsä ja saa riittävää tukea työsuoritukseen.
Työturvallisuusvelvoite
Suhteiden edistämisen velvoite työntekijöitä kohtaan ja työntekijöiden välisten suhteiden edistäminen
Yleissitovan työehtosopimuksen noudattaminen
Yhdistymisvapauden salliminen ja tilojen luovuttaminen ammattiyhdistystarpeita varten.

Työntekijän velvollisuudet

Työntekijän velvollisuus ontehdä työtä työsopimuksen perusteella huolellisesti ja työnantajan tahtoa noudattaen.
Työntekijän velvollisuus on olla työnantajan käytettävissä sovittuna aikana työtehtäviä varten.
Työntekijää sitoon uskollisuus ja lahjomattomuusvelvoite.
Työntekijää sitoo lojaliteettivelvoite. Työntekijän on tärkeä huomioida, mitä lojaalisuus tarkoittaa missäkin tehtävässä.
Työntekijällä on myös työturvallisuusvelvoite – jokainen on vastuussa omasta ja muiden työturvallisuudesta.
Kaikkien työntekijöiden tulee olla kertomatta työnantajan ammattisalaisuuksia.

Tasa-arvon toteutumisen prosessikaavio ja tasa-arvo työpaikoilla

Työnantaja tarkistaa, että tasa-arvoperiaatetta noudatetaan työpaikan yleisen tilanteen lisäksi rekrytoinnissa, uralla etenemisen mahdollisuuksissa, palkkauksessa, työehdoissa, työolojen tarjoamisessa sekä työn ja perheen yhteensovittamisessa.
Työnantaja tekee tasa-arvosuunnitelman, mikäli työpaikalla työskentelee kolmekymmentä (30) työntekijää esimies mukaan lukien. Tasa-arvosuunnitelma tulee tehdä joka toinen vuosi. Työpaikoilla, joissa työnantaja on velvollinen toteuttamaan tasa-arvosuunnitelma yhdessä henkilöstön kanssa, suunnitelma tulee olla henkilöstöstön nähtävillä.
Työpaikoilla, joissa tulee tehdä tasa-arvosuunnitelma, tulee tehdä palkkakartoius kolmen (3) vuoden välein.

Työnantaja voi lukea lisää tasa-arvon toteutumiseen liittyen seuraavista paikoista:

Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta
Tasa-arvosuunnitelman laatimisen rakenne
Tasa-arvovaltuutettu: tasa-arvolaki pähkinänkuoressa

Minkälaisia velvoitteita työsopimuksen teko asettaa työnantajalle?

Työnantajalle syntyy ennakonpidätysvelvollisuus ja palkasta on maksettava sosiaaliset kulut, joita ovat palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu ja eläkemaksu (TEL). Työnantajan tulee noudattaa työaikalakia, vuosilomalakia ja työsuojelun periaatteita (työsuojelulainsäädäntö).

Miten työsopimus tehdään?

Työsopimus voidaan tehdä suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Kirjallisen sopimuksen teko on sekä työnantajan että työntekijän etu. Työsopimuksen ehtoja ei työnantaja eikä työntekijä voi muuttaa ilman toisen suostumusta. Työsopimuksessa tulee määritellä, onko kyse toistaiseksi voimassa olevasta vai määräaikaisesta sopimuksesta. Määräaikaiseen työsopimukseen tulla olla peruste.Työsopimuksen saa solmia 15-vuotiaan tai sitä vanhemman kanssa yksinään. 14 vuotiaan tai samana vuonna 14 täyttävän kanssa sopimus voidaan tehdä huoltajan tai alaikäisen huoltajan luvalla kanssa. 13 vuotiaan tai sitä nuoremman kanssa työsopimus voidaan tehdä vain työsuojeluviranomaisen poikkeusluvalla.

Työsopimus ja päiväraha

Työsopimuksessa voidaan sopia toissijaisen työntekopaikan käsitteestä. Tällainen saattaa tulla kyseeseen, jos työntekijä pääsääntöisesti työskentelee toisessa paikassa, mutta käy säännöllisesti myös toisessa työpisteessä. Tällöin sopimukseen kannattaa kirjata, että työntekijällä on kaksi (2) työpaikkaa, joissa hän säännöllisesti työskentelee, jonka vuoksi tästä ns.toissijaiselle työpaikalle matkustamisesta ei makseta päivärahaa. Jos sopimuksessa ei ole mainittu kahdesta säännöllisestä työpaikasta ja työnantaja noudattaa valtion matkustussääntöä on oletusarvona, että päiväraha maksetaan työntekijälle.

Palkattoman vapaan kirjaaminen työsopimukseen

Työnantaja voi kirjoittaa työsopimukseen maininnan palkattomasta vapaasta. Sen voi kirjoittaa esimerkiksi seuraavasti: ”Työntekijä on sovitusti palkattomalla vapaalla pvm – pvm, jona aikana työnteko ja palkanmaksu ovat keskeytyneet”. Työnantajan tulee huomioida, että palkaton vapaa ei kerrytä työntekijän vuosilomaa.

Työsopimus perhevapaan aikana

Kun työntekijä jää perhevapaalle, hänelle usein rekrytoidaan sijainen perhevapaan ajaksi. Tällöin on kyse määräaikaisesta työsuhteesta. Kun solmitaan työsopimus perhevapaalle jääneen työntekijän sijaisen kanssa, sopimukseen on hyvä laittaa maininta sijaisuudesta, koska työntekijällä on tietyissä tilanteissa mahdollisuus palata perhevapaalta takaisin töihin. Hankala tilanne tulee siinä vaiheessa, jos sijaisen työsopimuksessa ei ole ns. sijaisuuden merkintää.

Merkintä tehdään työsopimukseen seuraavasti: Työsopimukseen kirjataan määräaikaisuuden perusteeksi sijaistettavan työntekijän nimi ja se, millä perhevapaalla hän on. Tämä kirjataan siksi, että jos perhevapaalla oleva työntekijä palaa töihin, silloin voidaan lain mukaan olettaa sijaisen työsopimus päättyneeksi. Merkintä tehdään työsopimuksen alkuun määräajan peruste -kohtaan ja tarkemmat lisätiedot kts.kohta muut ehdot.

Merkintä voidaan kirjata esimerkiksi näin:

”Työsopimus on määräaikainen xxxx Milla Mallikkaan (perhevapaan nimi eli äitiysvapaa, vanhempainvapaa tms.) sijaisuus ja kestää xxxxx saakka, edellyttäen kuitenkin sitä, että (yhdistyksen nimi) saa vuosittaisen määrärahan STEA:lta xxxx -projektiin. Mikäli määrärahaa ei saada, työsuhde päättyy sen vuoden lopussa, johon rahoitus on saatu. ”

Työsopimuksen velvoitteita työnantajalle

Ennakonpidätysvelvollisuus
Palkasta on maksettava sosiaaliset kulut, joita ovat palkansaajan työttömyysvakuutusmaksu ja eläkemaksu (tyel).
Työnantajan tulee noudattaa työaikalakia, vuosilomalakia ja työsuojelun periaatteita.
Työsopimusta tulee noudattaa ja sen ehtoja ei työntekijä tai työnantaja voi muuttaa ilman toisen osapuolen suostumusta.

Työsuhteen purku koeajalla -prosessi

Koeajan kuluessa sekä työntekijä että työnantaja voivat purkaa työsopimuksen yksipuolisesti. Työsopimusta ei saa kuitenkaan purkaa koeajan tarkoitukseen nähden epäasiallisilla perusteilla. Epäasiallisia perusteita ovat esimerkiksi ikä, terveydentila, vammaisuus, kansallinen tai entinen alkuperä, kansalaisuus, sukupuolinen suuntautuminen, kieli, uskonto, mielipide, vakaumus, perhesuhteet, ammattiyhdistystoiminta ja poliittinen toiminta. (Lähde: Yhteispelillä hyvään hallintoon -opas omaisyhdistysten luottamushenkilöille 2012)

Työntekijä tai työnantaja voivat purkaa työsopimuksen koeajan puitteissa.
Työantajan seuraa koeaikana työntekijän suoritusta ja kirjaa ylös mahdolliset negatiiviset huomiot ja päivämäärät, mikäli työntekijä ei suoriudu tehtävästään.
Jos työsuhteen purkuun koeajalla on tarvetta, tulee työnantajan selvittää työantajaliiton lakimieheltä, että purkuperuste on aiheellinen. Lisätietoa hyväksyttävistä purkuperusteista löytyy netistä. Syrjintä tai epäasialliset perusteet ovat kiellettyjä koeaikapurussa.
Työnantaja ilmoittaa työntekijälle työsuhteen purusta koeaikana. Työnantaja varaa työntekijälle ajan tulla kuulluksi asiassa ennen koeaikapurun täytäntöönpanoa. Työnantajan tulee antaa tieto kirjallisesti työsuhteen päättymisestä ja päättymispäivästä.
Työntekijällä on oikeus saada perustelut koeaikapurkuun. Työntekijällä on oikeus saada kirjallinen perustelu koeaikapurkuun. Työnantajan purkuperusteena kannattaa käyttää perustelua: ” työntekijän työsuhteessa hyödynnetään koeaikaa tai että työntekijä on soveltumaton työtehtävään. ”
Koeaikapurussa kannattaa hyödyntää Ilmoitus työsuhteen päättymisestä -lomaketta
Koeaikapurkutilanteessa todistus irtisanomisen perusteista on sekä työntekijällä, että työnantajalla. Jos työntekijä epäilee joutuneensa syrjityksi, hänen tulee todistaa tämä. Vastaavasti työnantajan tulee todistaa, että irtisanominen johtui aiheellisista perusteista. Tässä työnantajaa hyödyttävät muistiinpanot.

”Työpaikalla sovitaan perehdytysvastuut ja perehdytystä mietitään prosessina. ”

Perehdytys

Tässä luvussa käsitellään perehdytykseen liittyviä asioita. Työsuhteen alussa on tärkeää suunnitella kattava perehdytys. Yhdistyksen on hyvä suunnitella perehdytysprosessi, joka mahdollistaa uuden työntekijän tuloksellisen työn aloituksen. Perehdytykseen kannattaa varata reilusti aikaa ensimmäisen vuoden aikana, koska uuteen työtehtävään perehdytään vähitellen.

Perehdytyksen prosessi

Hallitus vahvistaa rekrytoitavan henkilön.
Työpaikalla sovitaan perehdytysvastuut. Kuka vastaanottaa uuden työntekijän? Kuka hoitaa perehdytyksen? Miten uusi työntekijä tutustuu olemassa oleviin tehtävänkuviin (esim. henkilökohtaiset palaverit jokaisen työntekijän kanssa.)
Uuden työntekijän kanssa sovitaan työsuhteen aloituspäivämäärä ja kellonaika.
Ennen työsuhteen aloitusta työntekijän sähköpostiin lähetetään tervetuloa -sähköpostiviesti, jossa on perustietoa työsuhteesta.
Uudelle työntekijälle kootaan ensimmäiseksi työpäiväksi perehdytysmateriaali järjestön dokumenteista. Näitä voivat olla esimerkiksi toimintasuunnitelma, Labyrintti-lehti, hankkeen avustushakemus ja yhdistyksen tuottamat muut materiaalit, joihin uuden työntekijän on tärkeää tutustua.
Ensimmäisenä päivänä käydään läpi uuden työntekijän muistilista ja perehdytettävät asiat sekä turvallisuuskierros, missä selvitetään uudelle työntekijälle ensiapupakkauksen sijainti, järjestön paloturvallisuusasiat ja muut turvallisuuskäytännöt.
Ensimmäisen työpäivän jälkeen uuden työntekijän kanssa sovitaan ensimmäisten kuukausien aikana uudet perehdytyksen palaverit, joissa hänen on mahdollista kysyä aloituksessa heränneitä kysymyksiä. Perehdytys tulee nähdä prosessina, joka tapahtuu ensimmäisen puolen vuoden aikana.

Perehdytyksen tukimateriaaleja

Tervetuloa FinFamiin perehdytyssähköposti : voit lähettää uudelle työntekijälle esimerkikin kaltaisen ”tervetuloa järjestöön sähköpostin” ennen työsuhteen aloitusta.
FinFami-järjestön esittely powerpoint: yhdistyksen kannattaa tehdä itselleen perehdytyksen tueksi toiminnan esittely Power Point, jossa kerrotaan yhdistyksestä, omaisista, työsuhteen säännöistä jne.
Etäperehdytyksen ohjeet: Jos perehdytys toteutetaan etänä, poimi tästä FinFamin vinkit talteen.

Palaa päävalikkoon