Onnistunut hallitustyöskentely

Luottamus on avainsana niin yhdistystoiminnassa kuin pelikentällä. Somerkivi (2011) pohtii hyvin luottamuksen merkitystä hallitustyöskentelyssä. Hallituksen jäsenet ovat yhdistyksen luottamushenkilöitä, joka tuo sanana jo esiin toiminnan ja tehtävän ytimessä olevan luottamuksen edellytyksen. Hallituksessa toimivien henkilöiden ja hallituksen toiminnan tulee olla luotettavaa ja jäsenistön luottamuksen arvoista. Hallituksen työskentelyn on oltava vastuullista, sitoutunutta ja asiantuntevaa. Tehdessään päätöksiä hallituksen on katsottava tilannetta strategisen laaja-alaisesti ja sen on pystyttävä perustelemaan, miten yksittäiset päätökset sopivat yhdistyksen perustehtävään ja arvoihin.  

Tämä luku antaa vinkkejä onnistuneen hallitustyöstelyn ja kokouksen toteuttamiseksi. Yhteistyön onnistumiseen voi vaikuttaa ja kokouksissa saa viihtyä. Siinä sekä puheenjohtajalla, kokoukseen osallistuvilla jäsenillä, esittelijällä kuin muilla mahdollisilla osallistujilla on kullakin oma merkittävä osuutensa.  Onnistuneiden ja tehokkaiden kokousten järjestämiseen saa paljon vinkkejä internetistä ja aiheesta on kirjoitettu kokousoppaita. Lisälukemista ja ideoita onnistuneeseen kokoukseen löytyy esimerkiksi Opintokeskus Siviksen internetsivuilta.  

Luvun sisältö

Hallitustyö on aktiivista yhteistyötä

Puheenjohtajan tärkeä rooli kokouksessa

Kokoukseen valmistautuminen

Selkeä päämäärä johtaa tehokkuuteen ja tyytyväisyyteen

Hyvät käytöstavat ovat osa kokouskulttuuria

Hallituksen aktiivisen ja luottamuksellisen yhteistyön on hyvä ulottua myös sen ulkopuolelle. Sen tehtävä onkin olla vuorovaikutuksessa koko yhdistyksen kanssa. Erityisen tärkeää on kuunnella jäsenistöä, jolta se saa tärkeätä informaatiota yhdistyksen toiminnasta ja tulevaisuuden tarpeista. Myös aktiivinen yhteistyö henkilöstön kanssa edistää yhteisellä asialla toimimista. Hallituksella onkin velvollisuus raportoida säännöllisesti toiminnastaan, tuloksista ja toiminnan suunnasta niin yhdistyksen sisäisille toimijoille kuin ulkoisille sidosryhmille.

Puheenjohtajan tärkeä rooli kokouksessa

Puheenjohtajalla on tärkeä ja haastava rooli kokouksessa. Hän johtaa hallituksen toimintaa ja vastaa kokouksen kulusta. Onnistunut puheenjohtajan suoritus edellyttää tältä valmistautumista kokoukseen.  

Kokoukseen valmistautumisessa voidaan lähtökohdaksi ottaa edellisen kokouksen arviointi. Puheenjohtaja voi yksin, varapuheenjohtajan tai toiminnanjohtajan kanssa miettiä esimerkiksi seuraavia kysymyksiä (Paasolainen 2011). 

• Onnistuttiinko saavuttamaan ne tavoitteet, jotka kokouksen työskentelylle asetettiin?  
• Saatiinko kaikki asiat käsiteltyä vai jäikö jotain asioita käsittelemättä tai pöydälle, jotka tulee ottaa esityslistalle?  
• Olivatko hallituksen jäsenet tyytyväisiä työskentelyyn ja millainen ilmapiiri oli?  
• Toimiko puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan työparityöskentely koko prosessin ajan asioiden valmistelusta pöytäkirjan valmistumiseen? 

On myös tärkeää, että puheenjohtaja saa palautetta toiminnastaan. Puheenjohtajan tai hallitustoiminnan kritisoiminen omassa mielessä tai toisten selän takana ei kehitä ryhmän työskentelyä. Kriittinen palaute on syytä antaa aina kahden kesken, joten hallituksen jäsen voi keskustella tai viestiä puheenjohtajalle kokouksen sujumisesta. Myös kiitos ja positiivisten asioiden ääneen sanominen ovat tärkeitä puheenjohtajan kehittäessä omaa työskentelyään. Kuulemalla hallituksen toiveet ja tarpeet puheenjohtaja voi johtaa hallitusta ryhmän kannalta parhaalla tavalla. 

”Pitää muistaa se, että palautteen tarkoituksena on kehittää pelaajaa ja joukkueen suoritusta seuraavaan peliin.” 

Tero Koskela, jalkapalloilija 

Puheenjohtaja vastaa kokouksen esityslistasta, jonka usein toiminnanjohtaja valmistelee. Jo esityslistaa suunniteltaessa kannattaa miettiä asioiden sisältöä, keskustelulle varattavaa aikaa ja kokouksen tavoitteita. Puheenjohtajalla tulee olla selvyys siitä, mitä käsiteltävässä asiassa pitää saada aikaiseksi tai mitä on ratkaistava kokouksessa. On myös syytä miettiä sitä, miten asiasta käytävän keskustelun aloittaa, jotta se virittää osallistujat tavoitteen kannalta oikeanlaiseen keskusteluun. Puheenjohtajan on lisäksi hyvä valmistautua ja pohtia etukäteen jo mahdollisia mielipide-eroja ja miten niiden käsittely on kokouksessa rakentavinta.  

Tyypillisesti hallituksen jäsenet arvostavat sellaista puheenjohtajaa, joka on riittävästi perehtynyt asioihin ja ottanut niistä etukäteen selvää. Erilaisten työskentelytapojen valinta, toimiva aikataulutus, käytännön järjestelyt ja niiden organisoiminen sekä mahdollisten häiriötekijöiden ennaltaehkäiseminen (esimerkiksi epäasiallinen kielenkäyttö tai epäkohtelias kännykkäkulttuuri) nähdään puheenjohtajan vastuulla. Osallistujat odottavat puheenjohtajalta myös oikeudenmukaista ja tasapuolista kohtelua. Lähtökohta on, ettei ketään – ei kokouksessa paikalla olijaa tai keskustelun kohteena olevaa –  saa nolata. Hallituksen jäsenet haluavat tuntea olevansa hyödyksi, joten kaikkien työpanos tulee mahdollistaa kannustamista ja motivointia unohtamatta. 

Haastavien asioiden käsittelyä tai mahdollisia tunteenpurkauksia ei kannata etukäteen pelätä. Kokouksiin kuuluu usein tiukatkin keskustelut ja asioiden kriittinen pohdinta. Puheenjohtaja voi valmistautua kokouksesta jäävään mielikuvaan jo etukäteen. On hyvä pohtia jo ennalta miten saa kokouksen päättymään positiiviseen ilmapiiriin. On tärkeää koota onnistumiset yhteen ja tuoda myönteisellä tavalla esiin tuleviin tapaamisiin liittyvät teemat.  

Kokoukseen valmistautuminen

 Niin toiminnanjohtajan, hallitusten jäsenten kuin muidenkin mahdollisten osallistujien on valmistauduttava kokoukseen. Kokoukseen saavuttaessa on oletus, että kaikki osallistujat ovat tutustuneet huolella esityslistaan ja mahdollisiin liitteisiin. Huono valmistautuminen ja esityslistassa selkeästi esitettyjen asioiden kertaaminen on pois yhteisestä työskentelyajasta. Hyvä valmistautuminen on kunnioitusta ryhmän työskentelyä kohtaan ja parantaa tehokkuutta. 

Toiminnanjohtaja valmistautuu yleensä kokouksiin valmistelijan ja/tai esittelijän roolissa. Hän voi myös pyytää asiantuntijan kokoukseen kertomaan käsiteltävästä asiasta. Toiminnanjohtaja laatii yleensä esityslistan ja liitteet sekä vastaa niiden selkeydestä ja informatiivisyydestä. Sanotaan, että mitä pidempi esityslista, sitä lyhyempi kokous. Tämä tarkoittaa sitä, että jo esityslistalla olevien asioiden esittelyteksteihin ja ehdotuksiin tuodaan riittävästi tietoa ja vaihtoehtoja päätöksenteon tueksi, jolloin hallituksen jäsenet voivat rauhassa valmistautua ja perehtyä materiaaliin ja pohtia kantaansa. Toiminnanjohtaja ja puheenjohtaja toimivat työparina, joten valmistautuessa on hyvä käydä huolellinen dialogi kokouksen teemoista ja toivotunlaisesta kokouksen kulusta. 

Hallituksen jäsenten valmistautuminen kokoukseen on merkittävä kokouksen sujumiseen vaikuttava asia. Jo pohdittaessa hallituksen jäsenyyttä on hyvä miettiä onko jäsenellä aikaa ja resursseja sen edellyttämällä tavalla. Hallitustyöskentelyyn osallistuminen vaatii panostuksia, mutta on muistettava siihen käytettävien resurssien kohtuullinen käyttö. Yhdistyksen hallituksen jäsenet tekevät arvokasta työtä vapaaehtoisesti, joten kaikkien osallistujien tulee ymmärtää, että valmistautuminen tapahtuu mahdollisen ”leipätyön”, perhe-elämän, harrastusten ja muiden elämän vastuiden ja velvollisuuksien rinnalla. Hallituksen jäsenten ei pidä myöskään ottaa valmistautumisesta liikaa taakkaa eikä esimerkiksi toiminnanjohtaja voi odottaa jäseniltä liikoja. Esimerkiksi ennen kokousta voi hyvin sanoa ääneen, jos ei ole ehtinyt perehtyä esityslistan asioihin. 

Omaa rooliaan kokouksessa voi pohtia jo etukäteen. Onko asia minulle uusi, tarvitsenko lisätietoa päätöksenteon pohjaksi? Tällöin voi pyytää jo etukäteen pohjustusta esittelijältä tai keskittyä kokouksessa kuuntelemaan aktiivisesti. On myös hyvä listata kysymyksiä jo etukäteen. Jos mahdollista, ne on hyvä lähettää esittelijälle tiedoksi ennen kokousta, jolloin jo asian esittelyssä voidaan tarkentaa asiasisältöjä. Omat mielipiteet ja näkemykset on myös hyvä hahmotella jo etukäteen, jolloin kokouksessa pidettävistä puheenvuoroista tulee tiiviitä ja napakoita. 

Varajäsenelle kokoukseen valmistautuminen on usein haastavampaa kuin varsinaiselle jäsenelle, jolle asiat voivat olla tuttuja jo aiemmista keskusteluista ja käsittelyistä. Olisi suotavaa, että varsinainen jäsen perehdyttäisi varajäsenensä esityslistan aiheisiin. Saatuaan kokouskutsun varajäsen voi myös olla yhteydessä puheenjohtajaan tai toiminnanjohtajaan, joka avaa tälle asioiden taustoja. Muiden osallistujien tulee ymmärtää varajäsenten asema ja tukea tätä ryhmään osallistumisessa. Varajäsenen kannattaa keventää mahdollista osaamattomuuden tai ulkopuolisuuden tunnettaan sillä, että häneltä ei edes odoteta samanlaista panosta kuin varsinaiselta jäseneltä. Varajäsenen osallistumista kannattaa myös hyödyntää, sillä hänellä voi olla asioihin rakentava ja erilainen näkökulma toimiessaan hieman enemmän asian ja ryhmän ulkopuolelta käsin.  

Kuten muissakin vuorovaikutustilanteissa, asennoituminen vaikuttaa suurelta osalta tilanteiden kulkuun. Jokainen kokoukseen osallistuja voi vaikuttaa omalla asenteellaan kokoukseen joko myönteisesti tai kielteisesti. Jo valmistautuessa kokoukseen on hyvä luoda itselleen henkisesti positiivinen asenne. Kokoukseen mennään edistämään tärkeätä asiaa, jossa työskentelyn ytimessä on kunnioittava ja kehittämislähtöinen asenne niin asioihin kuin ihmisiin. Paasolainen (2011) ehdottaa, että matkalla kokoukseen voi luoda itselleen myönteisen mielikuvan onnistuvasta kokouksesta, jossa on hyvä ja antoisa ilmapiiri. Erityisen tärkeää tietoinen positiivisen asenteen luominen on vaikeista asioista tai ongelmista päätettäessä. Tulee muistaa, että vaikka yhdistykset toimivat arvopohjalta, ei päätöksenteko voi perustua tunteisiin. On hyvä valmistautua myös siihen, että joutuu tekemään vähiten huonon ratkaisun, tai että oma mielipide ei välttämättä päädy kokouksen lopputulemaksi.  

Selkeä päämäärä johtaa tehokkuuteen ja tyytyväisyyteen

Tehokkaan ja päätöksiä aikaansaavan kokouksen lähtökohta on, että puheenjohtajalla on käsitys siitä, miksi kokous pidetään. Yksi hyvä käytäntö on, että kokouksen alussa puheenjohtaja selvittää kokouksen tarkoituksen ja tavoitteen osallistujille avauspuheenvuorossaan. Näin hallituksen jäsenet ovat heti kokouksen alusta selvillä siitä, mitä kokoukselta odotetaan ja mitä halutaan saada aikaiseksi. Selkeä tavoite lisää osallistujien motivaatiota toimintaan. Tarkoitus ja tavoitteet ohjaavat myös osallistujien käyttäytymistä ja toimintaa kohti haluttuja päämääriä sekä vähentää todennäköisyyttä kokouksen tuloksen kannalta epäolennaisiin asioihin tarttumisesta. Jos kokouksen tavoite on epäselvä joko puheenjohtajalle tai osallistujille, on vaara, että hallituksen kokous keskittyy vääriin asioihin eikä saa tarvittuja päätöksiä aikaiseksi. Jos kokous sujuu nihkeäsi tai osallistujien mieleen jää tunne tehottomuudesta tai epämääräisestä toiminnasta, voi hallitustyöskentelyä kohtaan kehittyä vastustusta. (Paasolainen 2011.) 

”Aito sitoutuminen jotakin asiaa kohtaan on mahdollista vasta kun tiedostaa kuka on, mistä tulee ja mihin on menossa.” 

Tero Tiitu, salibandypelaaja 

Keskustelun ohjaaminen on yksi keskeisimmistä asioista kokouksen tavoitteiden täyttymisen osalta. Tämä tarkoittaa niin puheenjohtajan roolia keskustelun ohjauksessa kuin osallistujien vastuuta kontrolloida omia puheenvuorojaan. Kulttuuri vaihtelee eri yhdistyksissä, hallituksissa ja kokoustyypeissä tiukasti kokousetiketistä kiinnipitävistä kokouksista epämuodollisempiin keskusteluihin. Tärkeintä on, että kokouskulttuuri tukee tilaisuuden tarkoitusta ja täyttää lain, periaatteiden ja hyvien tapojen periaatteet. 

Puheenjohtajan tehtävä on säädellä hallituksen jäsenten keskustelua. Hän vastaa siitä, että kaikki tulevat halutessaan kuulluksi. Puheenjohtaja voi ohjata keskustelua omilla puheenvuoroillaan, kommenteillaan ja kysymyksillä, joilla keskustelua viedään eteenpäin. Vaatii taitoa pitää keskustelu yhtä aikaa vapaana ja asian käsittelyn kannalta tavoitteellisena. Tässä kohtaa jokaisella kokoukseen osallistujalla onkin vastuu omilla puheenvuoroillaan tukea asioiden kehittämislähtöistä etenemistä. Puheenvuoroissa tulee kiinnittää huomiota asiassa pysymiseen ja oman ajatuksen riittävän selkeään ilmaisuun. Mielipiteille kannattaa esittää myös jämäkät perustelut. Keskustelussa jo esiin tulleita ajatuksia ei tarvitse toistaa, vaan voi vain todeta kannattavansa edellisiä puheenvuoroja. 

Yhdistysten kokouksissa käsitellään myös laajoja ja monitahoisia asioita, joiden käsittely voi kestää pitkään ja päätösprosessi voi jakaantua useampaan kokoukseen. Erityisesti tällöin puheenjohtajan tulee jäsentää ja tukea keskustelun kulkua. Esimerkiksi muistuttamalla aiheen aiemmista käsittelyistä tai tekemällä pitkistä keskusteluista väliyhteenvetoja, puheenjohtaja varmistaa, että hallituksen jäsenet tietävät missä vaiheessa päätösprosessia mennään ja mihin keskustelulla pyritään.  

Rajallinen kokousaika edellyttää ryhmältä tehokkuutta. Puheenjohtajan tehtävä on huolehtia aikataulusta, jotta jokainen kokousasia ehditään asianmukaisesti käsitellä. Jossain vaiheessa keskustelu on vain päätettävä, tehtävä yhteenveto puheenvuoroista päätöksenteon pohjaksi ja johdettava kokous tekemään päätös hallituksen mielipiteen mukaisesti. 

Yksi tyypillisimpiä kokousten venyttäjiä ja osallistujien turhautumisen aiheuttajia ovat asiasisällön ulkopuolelle rönsyilevät keskustelut. Keskustelun hallitseminen on koko ryhmän vastuulla. Puheenjohtaja voi rajata keskustelua, mutta jokainen kokoukseen osallistuja voi huomauttaa puhujalle liiallisesta asioiden sivusta puhumisesta. Paasolainen (2011) on koonnut puheenjohtajan keinoja puheenvuorojen ja puheajan rajoittamisen tueksi. 

Hyvät käytöstavat ovat osa kokouskulttuuria

Osallistujien käyttäytyminen ja kokouskulttuuri voivat tehdä kokouksista joko aikaansaavia ja antoisia tai pitkäveteisiä ja tehottomia. Kokouksiin osallistuminen on monelle arkipäivää niin työ- kuin vapaa-ajallakin, joten aina ei ole helppo muistaa, että eri kokouksissa on suotavaa toimia kulloisellekin tilaisuudelle sopivalla tavalla. Hyvä neuvo onkin sopia hallituksen jäsenten kesken yhteisistä kokouskäyttäytymisen pelisäännöistä ja puheenjohtajan vastuulla on muistuttaa niistä säännöllisin väliajoin ja pitää johtamisellaan huoli niiden noudattamisesta. 

Lähtökohta jokaisessa kokouksessa on toisten kuunteleminen ja toisten ajatusten kunnioittaminen. Talouselämä-lehdessä (3/2010) haastateltu Olvin viestintäjohtaja Olli Heikkilä toi esiin sen, että on loukkaavaa puhujaa ja muita osallistujia kohtaan, jos kokouksen aikana räpelletään jotain aivan muuta. Tyypillisesti osallistujien huomion vie kännykät ja kesken kokouksen tulevat puhelut tai viestit. Hallitus voi yhdessä päättää esimerkiksi, että kokouksen aikana puhelimet pidetään suljettuina. Kokouksen aikataulutus voidaan järjestää niin, että sen aikana pidetään taukoja, jolloin osallistujilla on mahdollisuus hoitaa kiireellisiä asioita. 

Kuuntelemiseen ja kunnioittamiseen liittyy myös oman puheenvuoron odottaminen. Puheenjohtajan velvollisuus on huolehtia siitä, että osallistujat saavat puheenvuoron ja sen aikana muut eivät puhu päälle. Puheenjohtajan tulee muistaa roolinsa jämäkkänä, puolueettomana ja oikeudenmukaisena tilanteen kontrolloijana. Puheen johtaminen ja tarvittaessa sen rajaaminen on tärkeää kokouksen etenemiseksi ja hyvän kokousilmapiirin säilyttämiseksi. Kurin pitäminen ei ole puheenjohtajalta moite osallistujalle, vaan hänen velvollisuutensa ryhmää kohtaan pitää huolta yhteisistä pelisäännöistä ja kokouksen tavoitteiden toteutumisesta. Monesti jo rajallinen kokousaika vaatii puheenjohtajalta tiukkaa puheen johtamista.  

”Mikäli harjoituksissa tai kilpailussa päästää tunteet valloilleen, se on melkein siinä. Pitää pystyä erottamaan urheilu ja tunteet.” 

Kiira Korpi, taitoluistelija 

Usein kokoukset sujuvat hyvin ja asiallisesti, mutta esimerkiksi tunteita herättävät asiat, osallistujien väsymys tai haasteelliset henkilökemiat voivat heijastua kokouskäyttäytymiseen negatiivisesti. Mikäli keskustelu menee hallitsemattomaksi tai epäkunnioittavaksi, puheenjohtajan tulee pysäyttää tilanne ja muistuttaa kokouksen puheenvuorojärjestyksestä ja muista käytösperiaatteista. Esimerkiksi huutaminen tai epäasiallinen kielenkäyttö ei ole koskaan hyväksyttyä kokouskäyttäytymistä ja siihen on puututtava. Puheenjohtajan tehtävä on turvata jokaiselle asiallinen kohtelu ja loukkaamattomuus niin henkilökohtaiseen kuin kokouksen roolinmukaiseen asemaan liittyen. Kunnioittava asenne on tärkeä muistaa myös niitä henkilöitä kohtaan, joista kokouksessa keskustellaan. 

Kokouksissa on lupa pitää hauskaa ja niissä voi viihtyä. Asioiden sujuva eteneminen ja hyvä ilmapiiri tekevät kokouksista mukavia ja antoisia vaikuttamisen areenoita. Yhdistysten hallitus voi sopia yhteisistä säännöistä ja tavoista, mutta hyvänä ohjenuorana voidaan pitää seuraavaa kuutta kokouskäyttäytymisen kultaista periaatetta:

1. Saavu kokoukseen ajoissa ja positiivisella mielellä
2. Muista pyytää puheenvuoro aina puheenjohtajalta
3. Anna toisille puherauha
4. Kunnioita muita osallistujia ja heidän ajatuksiaan
5. Pidä puheenvuoro tiiviinä ja keskity käsiteltävään asiaan
6. Kiitä kokouksen päätteeksi osallistujia yhteiseen päätöksentekoon osallistumisesta